Kleine, maßgeschneiderte Anwendungen – für unsere Kunden oder uns, for fun and profit. Klicken Sie auf eine App, um zu sehen, was sie macht und wie sie entstanden ist.
Wenn wir in ein Unternehmen gehen, finden wir viele kleine und größere Dinge, die sich im Zuge der Digitalisierung ändern ließen. Damit sie auch umgesetzt werden, braucht es einen Veränderungsprozess, der diese Maßnahmen ausdrücklich vorantreibt.
Damit dieser Prozess selbst systematisch verläuft, empfehlen wir wöchentliche Planungsmeetings und Retrospektiven. Die Diskussion darin braucht eine gemeinsame Grundlage – das ist das Change Board.
Für wen
Für unsere Kunden. Nach einem Einsatz im Unternehmen hinterlassen wir ein Change Board, das alle Beteiligten online einsehen und pflegen können.
Was die App macht
Leitsterne: übergreifende Prinzipien für die Veränderung.
Backlog: eine lange Liste von Maßnahmen, unterschiedlich umfangreich – Sprint, Mittelstrecke oder Marathon.
Kanban-Board: Für die nächste Woche oder auch länger nimmt sich das Unternehmen einzelne Maßnahmen aus dem Backlog vor und überführt sie ins Kanban-Board. Dort sieht jeder, was ansteht und dran ist.
So können sich alle bis zur nächsten Retrospektive leicht fokussieren. Für jeden ist klar, woran vordringlich gearbeitet werden muss.
Wie die App entstand
Das Change Board ist für die Zusammenarbeit mit unseren Kunden entstanden. Anfangs füllen wir es aus den Transkripten unserer Gespräche mit den Mitarbeitern. Dabei richten wir uns an einer Prozesslandkarte aus, die wir zuerst erarbeiten.
Kontakte pflegen und Rechnungen schreiben
Ausgangslage
Für Kontakte und Rechnungen haben wir die Standardsoftware Odoo genutzt. Sie war umständlich, Änderungen waren aufwendig und teuer und brauchten immer einen Dienstleister. Außerdem war Odoo teuer für das Wenige, was wir davon gebraucht haben.
Für wen
Für uns selbst. Unsere eigene App „Evaro“ hat Odoo ersetzt.
Was die App macht
Kontakte: Wir pflegen die Kontaktdaten von Personen und Unternehmen. Aus E-Mail-Signaturen lassen sie sich automatisch ergänzen.
Newsletter: Die Kontakte lassen sich für den Newsletterversand exportieren.
Fakturierung: Sie setzt auf diesen Daten auf. Vom Entwurf bis zur Bezahlung durchlaufen alle Rechnungen einen einfachen Ablauf. Das dient unserer Übersicht, die Buchhaltung liegt beim Steuerberater.
Export: Rechnungen gehen als PDF und als XRechnung hinaus.
Wie die App entstand
Statt Odoo weiter anzupassen, haben wir ein eigenes CRM mit Fakturierung gebaut. Evaro ist schlank und kostet nichts im Betrieb. Es hat alles, was wir brauchen, aber nicht mehr. Änderungen arbeiten wir bei Bedarf selbst in Minuten ein.
Reisekosten ohne Papierkram abrechnen
Ausgangslage
Für jede Geschäftsreise müssen wir dem Steuerberater einen Bericht vorlegen: die Abwesenheitstage mit den Tagessätzen je Aufenthaltsland und die Ausgabenbelege, etwa für Hotel, Zug und Flug.
Außerdem wollten wir einen einfachen Überblick über unsere Buchungen: im Kalender zusammenhängend sehen, wann wir auf welcher Geschäftsreise wo sind, und bei Flügen auf Knopfdruck den aktuellen Status, etwa Verspätung oder Gate.
Für wen
Für uns selbst, für alle Geschäftsreisen.
Was die App macht
Belege weiterleiten: Buchungsbestätigungen per E-Mail oder Rechnungen vom Hotel leiten wir sofort an die App weiter. Sie übernimmt die Informationen aus E-Mail und Anhängen in ihre Datenbank.
Zuordnen: Die Buchungen ordnen wir nur noch mit einem Klick den Reisen zu.
Kalender: Alle Reisen und Buchungen stehen zusammenhängend im Kalender.
Abrechnung: Am Monatsende laden wir die Abrechnung für den Steuerberater als ZIP-Datei herunter. Sie enthält die Belege und besondere Formulare für die Steuer – schon ausgefüllt und unterschrieben. Kein weiterer Handgriff nötig.
Wie die App entstand
Nach Erfahrungen mit der App TripIt haben wir unsere ausgebaute Variante „TripStar“ gebaut. Sie vereint Reiseberichte und Reisekalender.
Online-Formulare mit KI gestalten
Ausgangslage
Online-Formulare haben wir mit Werkzeugen wie Google Forms, Jotform oder Tally gebaut. Wir wollten sie aber flexibel mit KI erzeugen können.
Für wen
Für uns selbst, wann immer wir andere befragen wollen.
Was die App macht
Formular beschreiben: Entweder beschreibt der Befrager sein Wunschformular in der App in eigenen Worten, und es wird gleich erzeugt. Oder er erarbeitet es mit einer anderen KI wie ChatGPT und setzt die formale Beschreibung in die App ein.
Ohne Formatkenntnisse: Die Beschreibung im JSON-Format kann KI sehr leicht erzeugen. Dafür bekommt sie mit, welche Arten von Formularfeldern es gibt. Daraus wählt der Befrager im Gespräch mit der KI. Um das genaue Format muss er sich nicht kümmern.
Befragen: Ist das Formular fertig, geht ein Link an die Befragten. Sie füllen das Formular aus, und der Befrager bekommt die Antworten.
Auswerten: Am Ende kopiert er alle Antworten in die KI seiner Wahl und lässt sie auswerten.
Wie die App entstand
Aus dem Wunsch, Online-Formulare flexibel mit KI zu erzeugen, ist „QuickForms“ entstanden. Es ersetzt bei uns Google Forms, Jotform und Tally, kostet garantiert nichts im Betrieb und lässt sich nach eigenen Wünschen gestalten.
Termine in der Gruppe abstimmen
Ausgangslage
Für Terminabstimmungen haben wir Doodle genutzt. Doodle ist aber nicht mehr so einfach und vor allem nicht mehr kostenlos zu nutzen.
Für wen
Für alle, die mit einer Gruppe Termine finden wollen. Die Teilnehmer müssen keine persönlichen Daten eingeben.
Was die App macht
Vorschlagen: Der Organisator legt für ein Treffen einen Zeitraum fest und macht darin Terminvorschläge.
Abstimmen: Die Teilnehmer bekommen einen Link und suchen sich die Vorschläge aus, die ihnen passen.
Auswerten: Beim Organisator laufen die Rückmeldungen zusammen. Er sieht, welche Vorschläge die größte Zustimmung bekommen haben.
Festlegen: Schließlich bestimmt er so viele Vorschläge wie nötig als endgültige Termine.
Ein einfacher Ablauf, verteilt und asynchron zwischen Organisator und Teilnehmern.
Wie die App entstand
Aus Frust über Doodle haben wir „LetsMeet“ gebaut. Es funktioniert wie Doodle, ist aber kostenlos im Betrieb und auf das Wesentliche beschränkt.
Türen aufmessen und kalkulieren
Ausgangslage
Ein Auftrag über viele Türen wird in einer Türenliste bearbeitet. Diese Türenliste war eine Excel-Tabelle mit 92 Spalten.
Für wen
Für den Projektleiter, der die Türen eines Auftrags aufmisst, die Türenliste führt und mit dem Architekten abstimmt.
Was die App macht
Der Projektleiter geht mit dem Surface-PC auf die Baustelle und erfasst die Aufmaße direkt auf dem Bauplan.
Später im Büro vervollständigt er in Ruhe die Spezifikationen in der Türenliste.
Die Datenblätter teilt er zur Abstimmung mit dem Architekten.
Wie die App entstand
Als maßgeschneiderte Web-Anwendung.
Fragen im Webinar geordnet beantworten
Ausgangslage
In Webinaren und anderen Trainings haben Teilnehmer oft Fragen, und Referenten fällt es schwer, darüber den Überblick zu behalten. In Video-Werkzeugen wie Zoom oder Teams landen Fragen im Chat des Werkzeugs. Darin verschwimmen Begrüßungen, Infos, Fragen und Antworten. Ein Werkzeug, um gezielt nachzufragen und Fragen zu beantworten, fehlte.
Für wen
Für Referenten von Webinaren, Trainings und Präsentationen und für ihre Teilnehmer.
Was die App macht
Frage und Antwort statt Chat: Kein Chat, der zum Plaudern einlädt, sondern eine Oberfläche nur für Fragen und Antworten.
Bewusst 1:1: Teilnehmer stellen eine Frage, Referenten antworten direkt darauf – schriftlich oder in ihrem Vortrag.
Überblick für den Referenten: Während der Veranstaltung kann er sich von KI die Schwerpunktthemen zusammenfassen lassen. Er sieht, welche Teilnehmer öfter fragen.
Export: Am Ende lassen sich die Fragen mit den Antworten exportieren.
Ohne Anmeldung: Teilnehmer sind standardmäßig anonym und müssen sich nicht anmelden.
Wie die App entstand
Um diese Lücke zu schließen, haben wir die „Heckle App“ gebaut, die App für „Zwischenrufe“ bei Präsentationen.
In der Gruppe entscheiden und priorisieren
Für wen
Für Gruppen, die gemeinsam entscheiden wollen, worum sie sich kümmern – auch verteilt und online.
Was die App macht
Mehrstufig: In mehreren Schritten legen die Gruppenmitglieder fest, um welche Themen oder Aufgaben sie sich kümmern wollen.
Bewerten: Jeden Bereich bewerten sie in zwei Dimensionen, Nutzen und Aufwand.
Entscheiden: Am Ende treffen sie in der Zusammenschau aller Ergebnisse eine Auswahl.
Bewährte Techniken: Darin fließen die Eisenhower-Matrix und „Weighted Shortest Job First“ (WSJF) zusammen.
Auch verteilt: Die App funktioniert auch bei Gruppen, die online zusammenarbeiten.
Wie die App entstand
„Pitch and Pick“ haben wir anlässlich eines Seminars bei einer Versicherung entwickelt.
Material melden, bestellen und prüfen
Für wen
Für den Kundendienst einer Tischlerei: Servicemitarbeiter und Büro.
Was die App macht
Servicemitarbeiter melden ihren Materialbedarf – auf der Baustelle oder im Büro.
Das Büro bestellt zentral, auch für mehrere Aufträge in einer Bestellung.
Auftragsbestätigungen und Lieferscheine gleicht die App mit den Bestellungen ab. Die KI füllt vor, ein Mensch prüft.
Ist das Material da, sieht der Servicemitarbeiter es beim Auftrag und kann ihn abschließen.
Wie die App entstand
Als maßgeschneiderte Web-Anwendung mit KI.
Arbeitsergebnisse als Webseite teilen
Ausgangslage
Seit wir viel mit KI arbeiten, erzeugen wir viel weniger PDF-, Excel- oder Word-Dateien. Stattdessen lassen wir HTML-Dateien erzeugen, die dynamischer sind oder Informationen sogar interaktiv präsentieren. Ein Browser kann sie anzeigen, und für alle ist es bequem, sie über eine Adresse im Internet aufzurufen.
HTML-Seiten samt zugehörigen Datendateien kostenlos ins Internet zu stellen, ist möglich – aber umständlicher, als mal eben ein PDF als E-Mail-Anhang zu verschicken.
Für wen
Für uns selbst, wenn wir Arbeitsergebnisse bereitstellen.
Was die App macht
Hineinziehen: HTML-Dateien mit ihren „Anhängen“ ziehen wir einfach in den Browser. Sofort sind sie unter einer eigenen Adresse erreichbar.
Schützen: Seiten lassen sich mit einer PIN schützen und mit einem Ablaufdatum versehen.
So wird es sehr einfach, Arbeitsergebnisse bereitzustellen, die heute oft keine statischen Dokumente mehr sind, sondern „Micro-Apps“.
Wie die App entstand
Mit „DropPub“ haben wir ein technisches Problem gelöst, das erst durch den vermehrten Einsatz von KI entstanden ist.
Eine eigene Online-Community betreiben
Ausgangslage
Unsere bisherige Community-Plattform „Mighty Networks“ war zu umfangreich, zu schwierig zu bedienen und zu teuer.
Für wen
Für unsere Community rund um das digitale Büro und für die Teilnehmer unserer Seminare.
Was die App macht
Marktplatz: ein zentraler öffentlicher Feed, in dem alle Mitglieder der Community posten können.
Gruppen: für besondere Themen oder für die Teilnehmer von Seminaren.
Beiträge: mit Markdown und Bildern, dazu Reaktionen (Likes) und Kommentare.
Wenig Benachrichtigungen: Über Beiträge und Reaktionen benachrichtigt die App nur sehr sparsam, damit nichts wie Spam wirkt.
Ohne Passwort: Zur Anmeldung genügt eine E-Mail-Adresse. Ein Passwort muss sich niemand merken, die Anmeldung läuft über Einmal-Codes (OTP).
Die App ist fokussierter und schlichter als Mighty Networks und näher an dem, was Nutzer von LinkedIn kennen.
Wie die App entstand
Sie ist aus der Unzufriedenheit mit Mighty Networks entstanden. Unabhängig von großen Anbietern zu sein, empfinden wir nun als großen Vorteil: Funktionen und Aussehen haben wir selbst in der Hand, und der Betrieb der eigenen Community kostet uns nichts.
Regale direkt in der Rechnung konfigurieren
Ausgangslage
Eine bewährte Branchensoftware für Handwerksbetriebe – nur eine komplexe Kalkulation fehlte ihr.
Für wen
Für einen Handwerksbetrieb, der mit der Software Mein Handwerker arbeitet.
Was die App macht
Ein Assistent klinkt sich direkt in die Rechnung ein: Maße, Fächer und Regalböden eingeben, schon stehen Fläche, Einbauten und Preis fest.
Das Ergebnis landet als fertige Position in der Rechnung.
Wie die App entstand
Statt die Software zu wechseln, haben wir sie erweitert: als Browser-Erweiterung. Möglich, weil Mein Handwerker (mein-handwerker-app.de) im Browser läuft und eine Programmierschnittstelle hat.
Sprachen mit eigenen Texten lernen
Ausgangslage
Die üblichen Sprachlern-Apps haben für unseren Geschmack mehrere Nachteile: Sie sind zu verspielt, gehen im falschen Tempo voran, bieten zu wenige Erklärungen und nur begrenzte Übungen – und sie sind teuer.
Für wen
Für uns selbst. Unsere eigene Sprachlern-App „Trisent“ hat Duolingo, Babbel, Busuu und andere ersetzt.
Was die App macht
Trisent folgt dem Prinzip „Lern doch, wie du magst!“:
Eigene Texte: Gelernt wird mit Texten, die man mag. Sie können aus Büchern stammen oder von KI erzeugt sein, auf dem Sprachniveau, das man braucht.
Bekannt und neu: In jedem Text zeigt die App, welche Wörter man schon kennt und welche neu sind. Übersetzungen lassen sich ein- und ausblenden.
Übungen: Es gibt viele Übungen, die mit den Texten arbeiten.
Hören und sprechen: Texte kann man sich vorlesen lassen oder nachsprechen.
Erklärungen: Zu jedem Wort gibt es Erklärungen. Wer mehr wissen will, schaltet KI dazu.
Für jede Sprache: Neue Texte werden zuerst in einem eigenen Modul aufbereitet, bevor sie in den Lernteil kommen. So wächst der Wortschatz einheitlich.
Wie die App entstand
Die App läuft in einem Obsidian-Vault, auf dem Desktop und auf dem Smartphone. Obsidian haben wir als Grundlage gewählt, damit sie leicht auf verschiedenen Geräten verfügbar ist und auch offline funktioniert.
Betreuungszeit erfassen und abrechnen
Für wen
Für die Pflegekräfte einer Wohngemeinschaft für Menschen mit Behinderung.
Was die App macht
Die Pflegekräfte tragen ihre Tätigkeiten feingranular über den Tag ein – für einzelne Bewohner oder für Gruppen.
Kollisionen und Inkonsistenzen erkennt die Tabelle selbst.
Am Monatsende entstehen die Leistungsnachweise für die Kostenträger.
Wie die App entstand
Bewusst als Google-Sheets-Anwendung: Am Anfang waren die Abläufe noch nicht klar, gebraucht wurde hohe Flexibilität.
Den Überblick über KI-Agenten behalten
Ausgangslage
Bei der Entwicklung mit KI-Agenten verliert man schnell den Überblick. In mehreren KI-Assistenten wie Claude Code oder OpenAI Codex laufen Sessions. Zwischen ihnen springt man hin und her, um immer wieder Rückmeldung zu geben. Ist man abgelenkt, fällt es schwer, sich zu erinnern, was alles begonnen war.
Für wen
Für uns selbst, wenn wir mit KI-Agenten entwickeln.
Was die App macht
Überblick: Das Dashboard zeigt schnell, in welchen KI-Assistenten es um welche Themen geht.
Automatisch: Die Sessions der KI-Agenten tauchen von selbst auf und verschwinden bei Inaktivität wieder.
Dezent: Das Dashboard liegt am Bildschirmrand und steht anderer Arbeit nicht im Weg.
Wie die App entstand
Als Antwort auf die neue Arbeitsweise mit KI. KI nutzen wir kaum noch im Browser, wo Tabs einen gewissen Überblick bieten. Für die neuen KI-Assistenten brauchte es eine eigene Lösung.
Mit Timer und Pomodoro fokussiert arbeiten
Ausgangslage
Unsere bisherige Timer-App war in der Bedienung nicht so komfortabel.
Für wen
Für uns selbst.
Was die App macht
Eieruhr: die normale Timer-Funktion.
Pomodoro: Dazu kommt ein Pomodoro-Timer, der beim fokussierten Arbeiten hilft.
Ehrlich gezählt: Anders als üblich zählt er auch abgebrochene Intervalle mit.
Am Bildschirmrand: Die App liegt bequem am Rand. Sie stört nicht und zeigt das Wesentliche, wenn Timer laufen.
Aus PDF-Rechnungen XRechnungen machen
Ausgangslage
Demnächst müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen in maschinenlesbarer Form ausstellen und annehmen. Dafür gibt es Standards, zum Beispiel XRechnung.
Nicht alle Unternehmen arbeiten aber schon mit einer Fakturierungssoftware, die das kann. Manche schreiben ihre Rechnungen noch mit Word oder Excel.
Für wen
Für Unternehmen, die ihre Rechnungen noch ohne Fakturierungssoftware schreiben, etwa mit Word oder Excel.
Was die App macht
Aus PDF wird XRechnung: XFact macht aus einer üblichen PDF-Rechnung eine XRechnung.
Aus XRechnung wird PDF: Umgekehrt macht es aus einer XRechnung ein PDF.
Im Web oder auf dem eigenen Computer: XFact läuft im Browser und auch auf dem eigenen Rechner.
Mit KI: Für die Umwandlung braucht XFact die Hilfe von KI. Dafür holt man sich einen API-Key bei OpenRouter. Die Analyse kostet dann rund einen Cent pro Rechnung.
XFact ist entstanden, nachdem wir unsere eigene Fakturierungssoftware Evaro fit für XRechnung gemacht hatten.
Fehler in der Lohnabrechnung sofort finden
Ausgangslage
In der Lohnbuchhaltung mussten jeden Monat Tabellen in PDF-Dateien von Hand nach Falschberechnungen durchsucht werden. Anschließend waren die Korrekturen in einem DATEV-Programm einzugeben.
Für wen
Für die Lohnbuchhaltung eines mittelständischen Betriebs.
Was die App macht
PDF laden: Das PDF wird einfach in die App geladen, und Problemfälle werden sofort angezeigt.
Diagnose: Zu jedem Problemfall stellt die App eine Diagnose, woran es liegen könnte.
Überblick für die Korrektur: Der Mitarbeiter sieht sofort, was wo in DATEV zu korrigieren ist.
Damit löst die App das erste der beiden Probleme. Weniger Fehler, schneller fertig mit nerviger Arbeit – das ist der Gewinn durch diese Micro-App.
Wie die App entstand
Technisch ist die App ganz einfach: eine HTML-Seite auf dem Computer des Mitarbeiters. Er doppelklickt darauf und lädt dann das PDF hinein. Die Datei wird nur im Browser gelesen und nirgendwohin übertragen. Die IT-Abteilung musste für dieses Werkzeug nicht eingebunden werden.
