Zehn Fälle aus unserer Arbeit: Werkzeuge, die wir gebaut haben, und Veränderungen, die wir begleitet haben. Konkret umgesetzt – und im Alltag angekommen.
Einige Unternehmen und Einrichtungen, mit denen wir bereits gearbeitet haben.
KPV GmbHBubos Physiotherapie
KPV GmbHBubos Physiotherapie
01MittelstandLohnbuchhaltung einer großen Autowaschkette · Dokumentenmanagement
Seit Jahren versucht. In einem Jahr geschafft.
Der Leiter der Lohnbuchhaltung wollte seit Jahren digital werden – es gelang nie. Gemeinsam hat es innerhalb eines Jahres geklappt: Alles, was an Papier bearbeitet, hin- und hergeschoben und abgelegt wurde, ist heute digital.
Prozesse unter die Lupe genommen und verbessert.
Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem eingeführt.
Intern entsteht kein Papier mehr; Papier von außen ist reduziert und weitgehend verschwunden.
Umsortieren und große Ablageaktionen am Jahresende fallen weg.
Das Team bringt eigene Ideen ein und setzt jetzt auch KI ein.
Ein Auftrag über viele Türen wird in einer Türenliste bearbeitet. Diese Türenliste war eine Excel-Tabelle mit 92 Spalten. Heute übernimmt das eine maßgeschneiderte Anwendung – vom Aufmaß bis zum Datenblatt.
Der Projektleiter geht mit dem Surface-PC auf die Baustelle und erfasst die Aufmaße direkt auf dem Bauplan.
Später im Büro vervollständigt er in Ruhe die Spezifikationen.
Die Datenblätter teilt er zur Abstimmung mit dem Architekten.
03MittelstandFacility Management für Gewerbe- und Pharmaparks · SharePoint-Einführung
Erst ein Bereich. Dann das ganze Unternehmen.
Ein Bereich wollte weg von Ordnern und Laufwerken auf dem Fileserver – hin zu SharePoint.
Zuerst geschult, damit alle Vorteile und Grenzen von SharePoint verstehen.
Dann gemeinsam die neue Struktur gebaut – mit Blick auf das, was SharePoint mehr kann als ein Laufwerk – und mit Spielregeln eingeführt.
Das überzeugte: Heute bildet das ganze Unternehmen seine Dokumentenablage auf SharePoint ab, mit eigenen Seiten, Bibliotheken und Spielregeln für jeden Bereich.
Das Ergebnis: mehr Transparenz, weniger Versionschaos, Informationen schneller geändert und geteilt.
Vorher: ein BereichVorher: Projekte
SharePoint-Seite Wasser & Abwasser
Betrieb Kläranlage
Betriebshandbuch
Betriebsprotokolle und Störungen
Verfahren und Dosierung
Kanalnetz und Brunnen
Pläne
Prüfberichte und Probenahme
Projekte
Laufende Projekte – ein Ordner je Projekt
Abgeschlossene Projekte
Genehmigungen und Behörden
Genehmigungen und Nachweise
Verträge
Arbeitssicherheit
Unterweisungen
Gefahrstoffe und Notfälle
Team und Organisation
Besprechungen
Schichtplan
Archiv – nur lesen
Spielregeln
Höchstens drei Ebenen
Jahr als Spalte, nicht als Ordner
Versionen statt Kopien
Keine Ordner mit Personennamen
Nachher (schematisch)
Weniger Versionschaos.
04Kleines UnternehmenKundendienst einer Tischlerei · Web-Anwendung
Material gemeldet. Bestellt. Geprüft.
Für die Kundendienstaufträge einer Tischlerei haben wir eine maßgeschneiderte App gebaut: vom gemeldeten Bedarf bis zum abgeschlossenen Auftrag.
Servicemitarbeiter melden ihren Materialbedarf – auf der Baustelle oder im Büro.
Das Büro bestellt zentral, auch für mehrere Aufträge in einer Bestellung.
Auftragsbestätigungen und Lieferscheine gleicht die App mit den Bestellungen ab. Die KI füllt vor, ein Mensch prüft.
Ist das Material da, sieht der Servicemitarbeiter es beim Auftrag und kann ihn abschließen.
Eine bewährte Branchensoftware für Handwerksbetriebe – nur eine komplexe Kalkulation fehlte ihr. Statt die Software zu wechseln, haben wir sie erweitert.
Ein Assistent klinkt sich direkt in die Rechnung ein: Maße, Fächer und Regalböden eingeben, schon stehen Fläche, Einbauten und Preis fest.
Das Ergebnis landet als fertige Position in der Rechnung.
Umgesetzt als Browser-Erweiterung. Möglich, weil die Software – Mein Handwerker (mein-handwerker-app.de) – im Browser läuft und eine Programmierschnittstelle hat.
07Kleines UnternehmenEinzelunternehmerin mit vielen Immobilien · Einzelcoaching
Das ganze Geschäft. Digital.
Eine Unternehmerin wollte sich und ihr Unternehmen neu erfinden. Vorher gab es unendlich viel Papier in verschiedenen Büros; mit Mietern und Hausverwaltung lief fast alles auf Papier.
Neue Geräte angeschafft, Umstieg von Windows auf Apple.
In Einzelcoachings geschult – die Kompetenz liegt heute bei ihr.
Mit Hausverwaltung, Mietern und Steuerbüro läuft die Zusammenarbeit nur noch digital.
VorherBeim AufräumenNachher
Alle Daten. Jederzeit. Überall.
08Kleines UnternehmenWohngemeinschaft für Menschen mit Behinderung · Google Sheets
Jede Viertelstunde erfasst. Die Abrechnung entsteht von selbst.
Die Pflegekräfte einer Wohngemeinschaft für Menschen mit Behinderung tragen ihre Tätigkeiten feingranular über den Tag ein – für einzelne Bewohner oder für Gruppen.
Kollisionen und Inkonsistenzen erkennt die Tabelle selbst.
Am Monatsende entstehen die Leistungsnachweise für die Kostenträger.
Bewusst als Google-Sheets-Anwendung umgesetzt: Am Anfang waren die Abläufe noch nicht klar, gebraucht wurde hohe Flexibilität.
09Kleines UnternehmenWeiterbildungsakademie für Handwerker · Workshops und Schulung
Müde? Von wegen.
Eine Akademie arbeitete sehr traditionell und papierlastig. Mit einer neuen Führungskraft kam neue Energie, die Abläufe zu hinterfragen.
In gemeinsamen Workshops viel Potenzial gefunden: vorhandene Software besser nutzen, viele kleine unnötige Arbeitsschritte weglassen.
Danach Schulung für Microsoft 365, das gerade eingeführt wird.
Die Überraschung: Die Mitarbeitenden hatten viele eigene Ideen – selbst Skeptiker ließen sich überzeugen.
WorkshopPapierquellen sammeln
Die Ideen waren längst da.
10KonzernGroßunternehmen in Süddeutschland · Aufräumaktionen, Schulungen, Workshops
Tonnenweise Papier weniger.
Über mehrere Jahre haben wir mit fast allen Büro-Abteilungen eines sehr großen Unternehmens gearbeitet – von Einkauf und Vertrieb über Marketing bis zu Forschung und Entwicklung. Alle wollten digital arbeiten und alte Prozesszöpfe abschneiden.
Am Anfang standen große Aufräumaktionen – mit viel mehr Schwung als erwartet. Am Ende haben sich alle von deutlich mehr getrennt, als sie eigentlich wollten.
Beim Aufräumen wurde sichtbar, wie viel Verschwendung im Alltag steckt. Gleich mitgesammelt: Ideen zum Vereinfachen und Digitalisieren.
Jede Menge Schränke wurden frei. Der Umzug in neue, moderne Büros gelang mit leichtem Gepäck.
Danach folgten Schulungen zu den Werkzeugen sowie Workshops zu Microsoft 365 und Zeitmanagement – damit gut organisiert weitergearbeitet wird.
