„Das steht doch
irgendwo.“
Informationen liegen in E-Mails, Ordnern und Köpfen. Wer sie braucht, beginnt mit Suchen und Nachfragen.
Büroorganisation, Digitalisierung und KI
Arbeit, die
endlich wieder
leicht läuft.
Wir vereinfachen Abläufe, entwickeln passende digitale Lösungen und setzen KI dort ein, wo sie wirklich Arbeit abnimmt.
Für Führungskräfte und Teams im Mittelstand, die mehr erreichen wollen –
mit weniger Aufwand.
Andrea Kaden, CEO
Ralf Westphal, CTOWeniger
suchen.
Mehr machen.
Das geht
auch
einfacher.
KI, die Arbeit
übernimmt.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
„Warum machen wir das
eigentlich noch so?“
„Das steht doch
„Das tragen wir hier
auch noch ein.“
Dieselben Daten wandern durch mehrere Listen und Programme. Jeder zusätzliche Handgriff kostet Zeit und kann Fehler verursachen.
„Wir haben jetzt KI.
Und nun?“
Erste Versuche sind gemacht. Jetzt soll KI konkrete Aufgaben übernehmen und die tägliche Arbeit spürbar erleichtern.
Wir schauen mit Ihnen hin
Was kann weg?
Was geht einfacher?
Und wo können digitale Werkzeuge und KI Arbeit übernehmen?
Mehr zu unseren Themen: Selbstorganisation und Zusammenarbeit · Digitale Werkzeuge · KI im Office
Aus unserer Arbeit
Das geht auch anders.
Drei Geschichten. Konkrete Veränderungen.
Entdecken Sie den Unterschied.
Mittelständische Tischlerei
Vom Papierauftrag bis zur
bezahlten Rechnung.
Gemeinsam mit den Servicemonteuren und einem internen Mitarbeiter entstand eine App für den Servicealltag.
DER ALTE ABLAUF
01 / IM BÜRO
Serviceauftrag
Formular ausdrucken und mitgeben.
02 / VOR ORT
Servicebericht
Von Hand ausfüllen und unterschreiben lassen.
03 / ZURÜCK IM BÜRO
Rechnung
Daten übertragen, Rechnung schreiben und versenden.
Alles noch mal
eintippen?
DIE NEUE ARBEITSWEISE
Ein Auftrag.
Ein digitaler Ablauf.
Service & Wartung
Service, der weitergeht.
Auftrag und Route digital planen
Material und Arbeitszeit digital erfassen
Kundenfreigabe per digitaler Unterschrift
Rechnung per E-Mail · Zahlung direkt möglich
Gemeinsam entwickelt
Vom Einsatz
zur Rechnung.
Die Daten sind schon da.
Die Arbeit geht direkt weiter.
Die App entstand in zwei Tagen konzentrierter gemeinsamer Arbeit. Entscheidend war, die Menschen einzubeziehen, die täglich mit dem Ablauf arbeiten.
Unternehmen mit rund 2.000 Beschäftigten
Erst verschwand das Papier.
Dann entstanden Möglichkeiten.
In rund einem Jahr entwickelte sich eine papierlastige Lohnbuchhaltung zu einer vollständig digitalen Arbeitsweise.
DER ALTE ABLAUF
01 / EINGANG
Papier & E-Mails
Dokumente auf Papier oder per E-Mail empfangen.
02 / BEARBEITUNG
Erst mal ausdrucken
Dokumente aus E-Mails ausdrucken und bearbeiten.
03 / ABLAGE
Personalordner
Dokumente in Personalordnern abheften.
Digital rein.
Papier raus?
DIE NEUE ARBEITSWEISE
Papier endet
am Eingang.
Lohnbuchhaltung
Dokumente digital. Arbeit im Blick.
Digitale Personalakte statt Papierordner
Papier am Eingang scannen · KI klassifiziert
Kanbanboards für Projekte und Standardprozesse
Im Alltag angekommen
KI einsetzen.
Selbst gestalten.
Neue Werkzeuge.
Und neue eigene Fähigkeiten.
Die Mitarbeitenden nutzen KI inzwischen häufig im Alltag. Wo passende Lösungen fehlten, haben sie eigene kleine GPTs und Apps gebaut.
Selbstständige Immobilien- und Vermögensverwalterin
Das Büro ist jetzt immer dort,
wo die Unternehmerin ist.
Über zwei Jahre wurde aus einer Verwaltung voller Papierordner eine vollständig digitale Arbeitsweise.
DER ALTE ABLAUF
01 / UNTERLAGEN
Alles auf Papier
Dokumente auf Papier erhalten und sammeln.
02 / ABLAGE
Noch ein Ordner
Unterlagen sortieren und in Ordnern ablegen.
03 / SUCHE
Wo war das noch?
Im Büro die passenden Ordner durchsuchen und Informationen zusammentragen.
Die Information?
Steht im Büro.
DIE NEUE ARBEITSWEISE
Das Büro
kommt mit.
Immobilienverwaltung
Die Unterlagen kommen mit.
Dokumente vollständig digital
Kein Ausdrucken mehr
Alle Informationen jederzeit und überall zur Hand
Im Alltag angekommen
Produktiver.
Zufriedener.
Weniger suchen.
Mehr Freiheit im Alltag.
Heute nutzt sie ihr MacBook selbstverständlich und genießt es, alle Informationen überall zur Hand zu haben.
Einmal vor Ort. Alles erledigt.
Weniger Papier. Mehr Möglichkeiten.
Das Büro kommt mit. Die Freiheit auch.
So arbeiten wir
Erst hinterfragen.
Dann vereinfachen.
Dann digitalisieren.
„Wie könnte das
einfacher gehen?“
- Hinschauen
Die Schätze im Alltag finden.
Wir hören zu und schauen mit den Menschen auf ihre tatsächliche Arbeit. Wo wird gesucht, doppelt gearbeitet oder unnötig gewartet? Wir sprechen die Sprache der Anwender und verstehen die IT dahinter.
- Vereinfachen
Weglassen und besser machen.
Unnötige Schritte und Tools dürfen gehen. Erst danach entwickeln wir passende digitale Lösungen und setzen KI dort ein, wo sie Arbeit abnimmt.
Weglassen ist auch eine Lösung. - Befähigen
Gemeinsam ins Machen kommen.
Wir entwickeln mit den Anwendern, probieren aus und begleiten sie, bis die neue Arbeitsweise im Alltag funktioniert. Damit Ihr Team selbst weiterdenken und gestalten kann.
Produktiver.
Zufriedener.
Sie wollen wirklich etwas verändern?
Dann passen wir zusammen.
Sie müssen dafür noch nicht wissen, wie. Die Bereitschaft, gewohnte Abläufe zu hinterfragen, ist ein guter Anfang.
Erfahrung, die mitwächst
Andere Größenordnung.
Gleicher Blick fürs Wesentliche.
Vom kleinen Unternehmen bis zum Konzern: Wir arbeiten mit den Menschen, die ihren Arbeitsalltag verändern wollen.
Kleine Unternehmen
Saalhaus GmbH
Schulung zum digitalen Arbeiten und Einführung eines neuen ERP-Systems.
Tischlerei Niehaus
Einführung von digitalem Prozess- und Projektmanagement.
KPV GmbH
Digitalisierung des Büros und Einführung von KI in der Immobilien- und Vermögensverwaltung.
Bubos Physiotherapie
Digitalisierung der Patientenverwaltung und Abrechnung.
Weniger Verwaltung.
Mehr Zeit fürs Geschäft.
Mittelstand
Westküstenbank
Training zum digitalen Arbeiten für alle Mitarbeitenden.
Mr. Wash
Vollständige Digitalisierung und KI-Nutzung in der Lohnbuchhaltung.
Tischlerei Bergers
Digitalisierung vieler Abläufe, Einführung der KI-Nutzung und Entwicklung eigener KI-Lösungen.
Metallbau Walther
KI-Einführung und Schulung.
Weniger Bürokratie.
Mehr Flow.
Konzerne
Häfele SE
Einführung des papierlosen Büros in vielen Abteilungen.
Allianz Trade
Trainings zum effizienten digitalen Arbeiten in fünf Abteilungen.
Siemens Energy
KI-Einführung in zwei Abteilungen.
adidas
Umsetzung des papierlosen Büros in einer Abteilung.
Weniger Umwege.
Mehr Miteinander.
Andrea & Ralf · Work with Ease
Wir verstehen IT.
Und die Menschen davor.
Wir kennen die Wünsche und Sorgen von Mitarbeitenden, Führungskräften und Unternehmensinhabern aus eigener Erfahrung – wir waren selbst in jeder dieser Rollen. Gemeinsam finden wir Lösungen, die den Menschen und dem Unternehmen weiterhelfen. Wir verbinden dazu Menschenkenntnis, Prozessverständnis, kreative, pragmatische Lösungsansätze und Softwareentwicklung.
Andrea
LinkedInAndrea versteht Menschen und IT. Sie erkennt, wo Abläufe unnötig kompliziert sind, bringt Struktur hinein und findet pragmatische Wege, sie zu vereinfachen.
Digitales interessiert sie seit jeher. Dass man auch ohne Entwicklungskenntnisse eigene Apps bauen kann, hat sie selbst ausprobiert – und umgesetzt.
Ralf
LinkedInRalf kommt aus der Softwareentwicklung, hat eine eigene Softwarefirma aufgebaut und als Softwaretrainer gearbeitet. Neue technische Möglichkeiten entdeckt und erprobt er früh.
Er analysiert, denkt Zusammenhänge durch und entwickelt passende Lösungen. Dazu gehören inzwischen auch viele eigene KI-Anwendungen.
Am besten wird’s,
wenn alle mitdenken.
Wir blühen auf, wenn Menschen fragen, ausprobieren und eigene Ideen einbringen. Genau so möchten wir mit Ihnen arbeiten.
Noch eine Frage?
Gut zu wissen.
Bevor wir loslegen.
Müssen wir schon wissen, welche Software wir brauchen?
Nein. Wir schauen zuerst gemeinsam auf Ihre Abläufe: Was soll einfacher werden, was kann weg und wo geht heute Zeit verloren? Erst dann entscheiden wir, welche digitalen Werkzeuge oder KI-Anwendungen dazu passen.
Müssen wir unsere bisherigen Tools ersetzen?
Nicht automatisch. Wir prüfen, was sich mit Ihren vorhandenen Werkzeugen verbessern lässt. Neue Software kommt dann ins Spiel, wenn sie eine konkrete Aufgabe besser löst. Unnötige Tools dürfen dabei auch gehen.
Wie beziehen Sie unsere Mitarbeitenden ein?
Die Menschen, die täglich mit den Abläufen arbeiten, entwickeln die Lösung mit. Wir hören zu, fragen nach und probieren gemeinsam aus. Schulung und Begleitung helfen dabei, die neue Arbeitsweise im Alltag zu verankern.
Wie finden wir heraus, wo KI uns hilft?
Nicht mit einer Schulung, sondern mit einem genauen Blick auf Ihre Arbeitsplätze. KI eröffnet so viele Möglichkeiten, dass eine pauschale Antwort unseriös wäre. Und KI passt sich an Ihre Arbeit an, nicht umgekehrt. Deshalb schauen wir zuerst genau hin, wie bei Ihnen heute gearbeitet wird. Dann lassen sich Lösungen finden, die wirklich passen. So gehen wir dabei vor.
Der nächste Schritt ist ein Gespräch.
Wo nervt Arbeit
gerade?
Erzählen Sie uns, was Sie im Alltag aufhält.
Wir schauen gemeinsam, wo es einfacher gehen kann.
Kennenlerngespräch vereinbaren
Sie müssen noch keinen fertigen Plan haben.