Die meisten Teams sind fachlich gut. Was ihnen im Weg steht, ist die Art, wie sie arbeiten: Zusagen halten nicht, ständig unterbricht jemand, der Kalender ist voller Meetings. Das Chaos wird dann in weiteren Meetings ausgebügelt – und das funktioniert nicht.
Wir gehen von Ihren Symptomen aus und bringen einfache Techniken mit, die wirken. Allein und im Team.
Symptome
Kennen Sie das?
Jeder Zettel ist ein Symptom, das wir in Teams immer wieder sehen. Klicken Sie die an, die bei Ihnen hängen – und sehen Sie, was dahinter steckt und was hilft.
Welcher Zettel hängt auch bei Ihnen? Klicken Sie ihn an.
„Bis morgen? Klar!“
Zusagen, die nicht halten
Ein Termin ist schnell versprochen – auch wenn niemand weiß, wie lange die Arbeit dauert. Oder es wurde gar nichts zugesagt, aber das Gegenüber erwartet trotzdem etwas: bis wann, in welcher Qualität? Am Ende stehen eine Entschuldigung und Unzufriedenheit.
Technik
Promise like a Pro: bewusst wählen zwischen einem Ergebnisversprechen und einem Verhaltensversprechen – und wissen, wann welches möglich ist.
Prinzip
Ein Ergebnis nur versprechen, wenn man den Aufwand einschätzen kann.
„Der Tag ist schon wieder voll.“
Kapazität nicht im Blick
Der Tag wird vollgepackt, als hätte er mehr als acht Stunden. Wer nicht weiß, wann er was erledigt, schwimmt durch den Tag – und kann keine verlässlichen Zusagen machen.
Werkzeug
Kalender
Technik
Kapazität planen: nicht die volle Zeit verplanen, sondern etwa 66 bis 85 Prozent.
Prinzip
Puffer einplanen.
„Hast du mal kurz?“
Ständig unterbrochen
Man will sich auf eine Aufgabe konzentrieren und wird herausgerissen. Fehlt einem selbst etwas, unterbricht man als Nächstes die Kollegin. So sind beide unterbrochen.
Werkzeug
Kalender
Technik
Fokuszeiten und Sprechzeiten. Pomodoro mit regelmäßigen Pausen, um trotzdem ansprechbar zu bleiben.
Prinzip
Kommunikation ohne Unterbrechung.
„Eine Frage noch …“
Ständige Rückfragen
Bei der Übergabe oder im Meeting wurde nicht alles weitergegeben. Also wird nachgefragt – wieder und wieder.
Werkzeug
Protokoll
Technik
Übergaben mit allen nötigen Informationen.
Prinzip
Die Information wandert mit der Arbeit.
„Wann soll ich das eigentlich machen?“
Ein Kalender voller Meetings
Im Kalender stehen nur Meetings, oft Termin an Termin. Wann die eigentliche Arbeit passiert, bleibt Zufall. In Meetings wird über Ergebnisse gesprochen – hergestellt werden sie dort nicht.
Werkzeug
Kalender
Technik
Kalenderarbeit: Zeit für die eigentliche Arbeit eintragen.
Prinzip
Ergebnisse entstehen außerhalb von Meetings.
„Abends platt. Aber wovon?“
Geschafft, aber nichts geschafft
Viele Meetings, viele Telefonate. Aber das, was man sich vorgenommen hatte – falls überhaupt –, ist nicht systematisch bearbeitet worden.
Werkzeug
Logbuch und To-do-Liste
Technik
Den Tag planen und festhalten: Was habe ich heute eigentlich getan?
Prinzip
Sichtbar machen, was man tut.
„Ich kümmere mich gleich drum!“
Viel angefangen, wenig fertig
Wer in der Tür steht und „dringend“ sagt, bekommt sofort eine Zusage. Kurz darauf steht der Nächste da. Das Vorherige bleibt liegen – und das, was ohnehin auf dem Zettel stand, auch.
Werkzeug
Kanban-Board
Technik
Spalten als Warteschlangen, Arbeit wird gezogen statt geschoben, ein Limit für gleichzeitig Begonnenes (WIP-Limit).
Prinzip
Finish First statt Start quickly.
„Was liegt bei dir gerade alles an?“
Keine Übersicht
Die Antwort ist ein leerer Blick. Die Aufgaben stehen auf verteilten Zettelchen – vor allem aber im Kopf. Und dort wird jongliert.
Werkzeug
To-do-Liste, Kanban-Board
Technik
Make Work Visible: alle Aufgaben an einem Ort sichtbar machen.
Prinzip
Aufschreiben statt im Kopf jonglieren.
„Wer am lautesten ruft …“
Priorität nach Lautstärke
Erledigt wird, wo am lautesten gerufen wird – nicht, was am wichtigsten ist. So wird schnell das Falsche gemacht.
Werkzeug
Eisenhower-Matrix
Technik
Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren.
Prinzip
Erst die Ziele kennen, dann priorisieren.
„Krank. Und jetzt?“
Ausfall kaum zu ersetzen
Zwei Tage krank, eine Kündigung, eine neue Kollegin: Plötzlich zeigt sich, wie viel nur in einem Kopf steckte. Vertretung und Einarbeitung werden mühsam.
Werkzeug
Logbuch, Protokoll, Kanban-Board
Technik
Dokumentieren und Make Work Visible.
Prinzip
Wissen gehört nicht nur in einen Kopf.
„Steht irgendwo in einer Mail.“
Koordination auf Zuruf
Abgestimmt wird auf dem Gang, im Meeting oder per E-Mail. Selbst große Projekte laufen über E-Mail-Verteiler, ohne dass jemand den Überblick hat. Dass dabei Stress entsteht, ist kein Wunder.
Werkzeug
Gemeinsames Board statt Verteiler
Technik
Pitch & Pick: gemeinsam festlegen, worum man sich kümmert.
Prinzip
Ein Ort für den gemeinsamen Stand.
Das Ziel
Was gut arbeiten eigentlich heißt.
Gute Arbeit im Office lässt sich ziemlich genau beschreiben. Sie ist das Gegenteil der Symptome.
ZuverlässigZusagen halten.
PünktlichFertig, wenn es gebraucht wird.
In guter QualitätSo, wie es gemeint war.
ZügigOhne unnötiges Warten und Liegenlassen.
Das Richtige zuerstWichtiges vor Lautem.
Und ohne Dauerstress.
Werkzeugkasten
Kein Hexenwerk. Man muss es nur tun.
Hinter allem stehen wenige Arten von Werkzeugen – analog wie digital –, jeweils mit ihren Techniken und Prinzipien. Die Techniken sind einfach. Schwer ist nur, sie wirklich anzuwenden.
Planen
To-do-Liste · Kanban-Board · Kalender
Kapazität kennen, Puffer lassen, Fertigmachen vor Anfangen.
Zusagen
Promise like a Pro
Professionell mit Versprechen umgehen – für mehr Zuverlässigkeit.
Fokussieren
Fokus- und Sprechzeiten · Pomodoro
Konzentriert arbeiten und trotzdem ansprechbar bleiben.
Priorisieren
Eisenhower-Matrix
Wissen, welchem Ziel eine Aufgabe dient – und danach entscheiden.
Dokumentieren
Protokoll · Logbuch
Festhalten, was besprochen und was getan wurde.
Gemeinsam ausrichten
Pitch & Pick
Im Team herausfinden, worauf man sich konzentrieren will.
Fundiert sind die Techniken mit Gedanken aus Lean Production und der Engpass-Theorie. Und weil das Office heute digital ist, bilden wir sie auf digitale Werkzeuge ab: Mehr zu digitalen Werkzeugen →
Formate
So kommen neue Gewohnheiten in Ihren Alltag.
Jedes Thema lässt sich in verschiedenen Formaten angehen. Für Selbstorganisation und Zusammenarbeit passen diese besonders gut.