In 5 Schritten zum digitalen Office

Viele Unternehmen versuchen, Prozesse sofort zu digitalisieren oder mit KI zu automatisieren. Das führt jedoch oft dazu, dass ineffiziente Abläufe einfach digital nachgebaut werden. Sinnvoller ist es, schrittweise vorzugehen. Die folgenden fünf Stufen bauen aufeinander auf. Das ist die Systematik, nach der wir vorgehen.

0. Inventarisieren – erfassen, was da ist

Alles beginnt mit einer Sammlung dessen, was ist. Dazu gehören Prozesse – große und kleine –, Rollen und Beteiligte, Ressourcen, Tools und Regeln. Die Leitfrage lautet:

Was ist der IST-Stand im Unternehmen?

Was ist da? Was oder wer spielt wo, wann und wie welche Rolle? Das Inventarisieren trägt zusammen.

1. Visualisieren – sichtbar machen, wie heute gearbeitet wird

Der erste Schritt besteht darin, alle Tätigkeiten, Prozesse und Informationsflüsse sichtbar zu machen. Das geht oft überraschend einfach – zum Beispiel mit Post-It Notizzetteln auf einer Wand oder einem Whiteboard. Jeder Arbeitsschritt wird notiert und in die richtige Reihenfolge gebracht. Das haben wir schon einmal in einem Beitrag näher beschrieben:

Office X-Ray “Kann die KI das nicht übernehmen?” ist eine Frage, die wir immer häufiger hören, wenn wir über Digitalisierung im Office mit unseren Kunden sprechen.

Das Ziel ist dabei nicht, sofort Lösungen zu finden, sondern zunächst ein gemeinsames Bild der aktuellen Arbeitsweise zu schaffen. Erst wenn alle Beteiligten den Prozess vor sich sehen, wird deutlich:

• Welche Schritte tatsächlich stattfinden.
• Wer woran beteiligt ist.
• Wo Informationen verloren gehen.
• Wo Wartezeiten oder unnötige Schleifen entstehen.

Nur was sichtbar und damit explizit ist, kann gemeinsam hinterfragt und verbessert werden.

2. Optimieren – vereinfachen, bevor digitalisiert wird

Jetzt wird jeder einzelne Prozessschritt kritisch hinterfragt. Die wichtigste Frage lautet:

Muss dieser Schritt überhaupt existieren?

Der größte Effizienzgewinn entsteht häufig nicht durch Software, sondern dadurch, dass unnötige Tätigkeiten komplett entfallen.

Danach kann man überlegen:

• Können Entscheidungen einfacher getroffen werden?
• Sind alle Freigaben oder Unterschriften wirklich notwendig?
• Müssen mehrere Personen dieselben Informationen prüfen?
• Lassen sich Rückfragen und Schleifen vermeiden?
• Können alle benötigten Informationen von Anfang an vollständig bereitgestellt werden (Full Kitting), sodass niemand später fehlende Daten nachfordern muss?

Erst wenn der Prozess möglichst schlank ist, lohnt sich der nächste Schritt.

3. Digitalisieren – analoge Arbeit in digitale Prozesse überführen

Erst für einen optimierten Prozess wird geprüft, welche verbleibenden Arbeitsschritte digital unterstützt oder vollständig digital durchgeführt werden können.

Dabei geht es beispielsweise um Fragen wie:

• Gibt es noch Papierformulare?
• Werden Informationen mehrfach abgeschrieben?
• Liegen Daten in Excel-Dateien, PDFs oder sogar nur auf Papier?
• Können Informationen direkt digital erfasst werden?

Das Ziel ist, dass alle relevanten Informationen digital vorliegen und digitale Werkzeuge den Menschen möglichst viel Routinearbeit abnehmen können.

Digitalisierung bedeutet dabei nicht automatisch Automatisierung; zunächst werden Prozesse durchaus von Menschenhand digital durchlaufen.

4. Automatisieren – wiederkehrende Arbeit von Software erledigen lassen

Erst wenn ein Prozess digital abläuft, kann er automatisiert werden.

Dafür müssen die benötigten Daten für Software erreichbar sein, zum Beispiel über:

• Dateien,
• Datenbanken,
• Cloud-Anwendungen,
• oder Programmierschnittstellen (sog. APIs (Application Programming Interface)).

Werkzeuge wie n8n, Make, Zapier oder Micro Apps geschrieben in Python/Typescript können dann wiederkehrende Aufgaben übernehmen, zum Beispiel:

• Daten zwischen Programmen übertragen,
• Dokumente erzeugen,
• E-Mails versenden,
• Freigabeprozesse starten,
• Termine anlegen,
• oder Berichte erstellen.

Automatisierung eignet sich besonders gut für klar definierte, immer gleich ablaufende Prozesse. Zunächst sind dafür strukturierte Daten die beste Voraussetzung, z.B. eine Excel-Tabelle statt eines Word-Dokumentes.

5. Augmentieren – KI dort einsetzen, wo klassische Automatisierung an ihre Grenzen stößt

Nicht jede Aufgabe lässt sich mit festen Regeln automatisieren.

Manche Informationen liegen unstrukturiert vor, zum Beispiel in E-Mails, PDFs oder Freitexten. Manche Entscheidungen erfordern Verständnis oder sprachliche Verarbeitung. An diesen Stellen kann Künstliche Intelligenz den Prozess ergänzen.

KI kann beispielsweise:

• Informationen auch aus unstrukturierten Dokumenten extrahieren,
• Texte zusammenfassen,
• E-Mails formulieren,
• Inhalte klassifizieren,
• Dokumente bewerten,
• oder Handlungsempfehlungen geben.

Es gibt dabei zwei typische Einsatzmöglichkeiten:

• KI als eigenständiger Assistent: Ein KI-System wie OpenAI ChatGPT Work/Codex oder Anthropic Claude Cowork/Code übernimmt komplette Aufgaben und arbeitet direkt mit den Mitarbeitenden zusammen.
• KI als Baustein innerhalb einer Automatisierung: Ein Workflow, beispielsweise in n8n, ruft an einer bestimmten Stelle ein KI-Modell auf, verarbeitet dessen Ergebnis und setzt den automatisierten Ablauf anschließend fort.

KI ersetzt dabei nicht die vorherigen Schritte. Sie entfaltet ihren größten Nutzen erst dann, wenn Prozesse bereits verstanden, vereinfacht, digitalisiert und – soweit möglich – klassisch automatisiert wurden.

Kurz gesagt

Ein häufiger Fehler bei der Digitalisierung ist, zu früh über Tools oder KI nachzudenken. Der größte Hebel liegt meist viel früher: Prozesse verstehen, vereinfachen und unnötige Arbeit konsequent entfernen. Digitalisierung, Automatisierung und KI entfalten ihren Nutzen erst dann vollständig, wenn sie auf einem guten Prozess aufbauen. Wer diese Reihenfolge einhält, erzielt nicht nur bessere Ergebnisse, sondern vermeidet auch teure Insellösungen und unnötige Komplexität.

Wir helfen übrigens gern bei jedem dieser Schritte. Eine Email an contact@work-with-ease.com genügt.