Spart KI wirklich Zeit? Mein Arbeitstag sagt Nein

KI macht viele Aufgaben schneller, den Arbeitstag aber nicht kürzer. Die gesparte Zeit verschwindet im Prüfen der Ergebnisse und in Chats, die parallel laufen. Das erlebe ich selbst, Ralf Westphal erlebt es auch, und in meinen Seminaren berichten es gerade die Menschen, die KI intensiv nutzen. Spart KI also wirklich Zeit? Nicht so, wie alle gehofft haben. Und trotzdem habe ich wieder viel mehr Spaß am Arbeiten.

Hat KI das Versprechen der Digitalisierung eingelöst?

Als Anfang 2023 die generative KI zu uns kam, gingen Recherchen und anspruchsvolle Texte plötzlich schneller. Die KI brachte oft breitere Ideen, als einem selbst eingefallen wären, gutes Prompten vorausgesetzt.

Alle dachten: Jetzt werden wir viel schneller. Und wie bei jedem neuen digitalen Werkzeug der letzten 20 Jahre kam das Heilsversprechen: Jetzt haben wir endlich Zeit für das Wichtige.

Ist das eingetreten? Ein klares Nein. Wir sind heute nicht weniger gestresst als vor fünf oder zehn Jahren, eher mehr. Wir hätten wissen müssen, dass es mit KI nicht anders ist.

Warum kostet das Prüfen von KI-Ergebnissen so viel Zeit?

Gebe ich wirklich hochwertige Aufgaben an die KI ab, muss ich auch hochwertig kontrollieren. Das braucht Zeit und Fokus. Die KI liefert in der Regel sehr viel, also muss ich auch sehr viel prüfen. Und je komplexer die Frage, desto komplexer die Antwort.

Gemerkt habe ich das an meiner eigenen App. Für KonferenzWerk habe ich mir ein Werkzeug gebaut, mit dem ich Konferenzen organisiere und verwalte: vom Speaker-Katalog über die Inhalte, die Buchung und die Verhandlungen bis zu den letzten kleinen Aufgaben am Konferenztag. Ich war damals neu im Vibe Coding und musste mich wirklich erst rantasten. Mit der KI als Sparringspartner habe ich herausgefunden, was ich eigentlich wollte. Und alle ihre Vorschläge musste ich liebevoll bewerten: Taugen sie mir oder nicht? Das war eine Entwicklungsaufgabe, und so etwas lässt sich nicht mal eben automatisieren.

Wie viele KI-Chats kann man parallel bearbeiten?

Braucht die KI länger für eine Antwort, macht sich bei mir eine gewisse digitale Ungeduld breit. Was kann ich in der Zeit machen? Am Anfang hatte ich fünf bis sieben, manchmal acht Chats parallel laufen und dachte, das spart Zeit. Ein totaler Irrglaube. Jeder Chat lieferte Ergebnisse zu einem anderen Thema, und alle musste ich prüfen. Das ist Multitasking der anderen Art, und es ist total anstrengend.

Heute lasse ich höchstens drei Chats gleichzeitig laufen. Ein kleines selbst gebautes Werkzeug zeigt mir, woran ich gerade arbeite, und warnt mich, wenn ich einen vierten beginne. Technisch könnte ich weitermachen. Gehe ich aber darüber hinaus, bin ich deutlich früher am Tag erschöpft. Auch so brauche ich nach zwei, drei Stunden eine Pause. Die Erschöpfung fühlt sich an wie beim alten Multitasking, wenn sieben Peanuts-Aufgaben parallel liefen und noch zwei Anrufe dazukamen. Ralf erlebt das genauso.

Warum kennen viele diese Grenze gar nicht?

Von Kunden höre ich das bisher nicht, und ich ahne, warum. Ob Führungskraft, Projektleitung oder Sachbearbeitung: Fast alle klagen, dass sie ständig gestört werden. Das Telefon klingelt, jemand steht in der Tür, Teams-Nachrichten poppen auf. Wer kaum ungestörte Zeit hat, kommt gar nicht erst in den Genuss, diese Grenze zu erfahren: drei anspruchsvolle Gespräche mit der KI gleichzeitig, und man merkt, mehr geht nicht.

Was bringt KI, wenn sie keine Zeit spart?

Mein Arbeitstag ist mit KI nicht entspannter geworden, und ich arbeite nicht weniger. Dass mit KI alles schneller geht, ist eine Illusion. Trotzdem habe ich wieder viel mehr Spaß am Arbeiten, weil ich eine größere Selbstwirksamkeit erfahre. Die Ideen in meinem Kopf kann ich schneller umsetzen und ausprobieren.

Meine Ideen und Konzepte lasse ich von der KI auf den Grill legen. Und ganz ehrlich: Auch wenn sie mich hinterfragt und kritisiert, bleibt sie immer freundlich. Dabei lerne ich viel. Ich steige in neue Fachgebiete ein und übernehme Aufgaben, die ich früher abgegeben habe, weil ich keine Ahnung hatte oder sie bei mir zu lange dauerten.

Was heißt das für Führungskräfte?

Rechnen Sie nicht mit gesparten Stunden, wenn Ihr Team KI nutzt. Planen Sie Zeit fürs Prüfen ein, vereinbaren Sie eine Grenze für parallele Arbeit und schaffen Sie ungestörte Zeit.

Geben Sie Ihrem Team Zeit für freie Experimente mit KI, aber begrenzt. Sonst geraten alle rund um die Uhr in den Bastelmodus und erfinden ihre Arbeit ständig neu. Sprechen Sie deshalb gemeinsam ab, welche Prozesse in welcher Reihenfolge unter die KI-Lupe genommen werden.

Solche Fragen bearbeiten wir mit Teams in einem Workshop.

Die Reihe „KI und Arbeitsorganisation“

KI verändert die Arbeit auf vier Ebenen. Manches merkt man sofort, anderes erst nach Monaten:

1. Mein Arbeitstag (dieser Artikel): merkt man nach ein paar Wochen.
2. Die einzelne Aufgabe: merkt man ab dem ersten Tag. Warum KI fast immer zu viel liefert und was dagegen hilft.
3. Meine Rolle: merkt man im Lauf eines Jahres. Wie Aufgaben still zu denen wandern, die die KI bedienen.
4. Mein Beruf: die unbequemen Fragen. Was ich abgebe, verlerne ich.