Aufgaben priorisieren nach Nutzen und Aufwand: besser als Eisenhower

Zu viele Vorhaben, keine Reihenfolge

Stellen Sie sich einen Montagmorgen vor. Auf der Liste stehen die neue Website, die Ablage, die endlich digital werden soll, eine Angebotsvorlage, die seit Monaten nervt, der Newsletter, den jemand angeregt hat, und noch ein halbes Dutzend Dinge mehr. Alles erscheint irgendwie wichtig. Also fängt man mit dem an, was gerade am lautesten ist. Oder mit dem, was am meisten Spaß macht.

Was fehlt, ist eine Reihenfolge, die man begründen kann. Vor sich selbst und vor dem Team.

Warum nicht die Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix ist das bekannteste Werkzeug für Prioritäten. Sie sortiert nach „wichtig“ und „dringend“. Dringend lässt sich noch beantworten: Gibt es eine Frist? Wichtigkeit einzuschätzen, finde ich dagegen total schwierig. Wichtig für wen? Woran messe ich das? Am Ende ist fast alles wichtig, sonst stünde es nicht auf der Liste.

Dazu kommt: Bei Eisenhower muss ich jede Aufgabe direkt in ein Feld einsetzen. Die Entscheidung „das gehört nach oben links“ treffe ich selbst, auf einen Schlag. Die Matrix hilft mir dabei wenig, sie hält nur fest, was ich schon entschieden habe.

Nutzen und Aufwand lassen sich schätzen

Mit Nutzen und Aufwand habe ich zwei Dimensionen, mit denen ich mehr anfangen kann. Zu beiden gibt es konkrete Fragen.

Nutzen:

• Wie viel nützt mir das?
• Wie stark zahlt es auf ein Ziel ein?
• Wie viel Zeit spare ich?
• Wie viel leichter wird etwas?
• Steigt die Qualität?
• Werden meine Kunden zufriedener sein oder andere, für die ich arbeite?

Aufwand:

• Wie viel Mühe muss ich hineinstecken?
• Was kostet das?
• Bin ich bei der Umsetzung von anderen abhängig?

Das bleiben Bauchgefühle, keine Messwerte. Aber über mehrere Aufgaben hinweg ergeben sich Tendenzen: Das hier bringt deutlich mehr als jenes, und das dort ist deutlich aufwendiger. Mit zwei Reglern, einer für den Nutzen und einer für den Aufwand, wird das greifbar. Ziffern braucht es dafür nicht, „gering“ bis „hoch“ reicht.

Das PICK-Chart: vier Felder, die sich von selbst ergeben

Trägt man jede Aufgabe nach ihrem Nutzen (senkrecht) und ihrem Aufwand (waagerecht) ein, entstehen vier Felder. Links unten beginnend und im Uhrzeigersinn gelesen, ergeben ihre Anfangsbuchstaben das Wort PICK, das sich leicht merken lässt:

• Possible (links unten): geringer Nutzen, geringer Aufwand. Lückenfüller für zwischendurch.
• Implement (links oben): hoher Nutzen, geringer Aufwand. Das sind die Quick Wins. Sofort umsetzen.
• Challenge (rechts oben): hoher Nutzen, hoher Aufwand. Große Projekte, die sich lohnen, aber geplant werden wollen.
• Kill (rechts unten): geringer Nutzen, hoher Aufwand. Streichen. Oder ehrlicher: Das kann weg.

Der entscheidende Unterschied zu Eisenhower: In welchem Feld eine Aufgabe landet, entscheide ich nicht direkt. Ich schätze nur Nutzen und Aufwand ein, und das Feld bekomme ich geliefert. Manchmal ist das Ergebnis eine Überraschung, und genau dann lohnt sich ein zweiter Blick auf die Einschätzung.

Das PICK-Chart stammt aus dem Lean- und Six-Sigma-Umfeld. Dasselbe Bild finden Sie auch unter anderen Namen: Nutzen-Aufwand-Matrix oder Aufwand-Nutzen-Matrix, Impact-Effort-Matrix, Value-Effort-Matrix oder Action Priority Matrix. Die Felder heißen dort etwa Quick Wins, Major Projects, Fill-ins und Thankless Tasks.

Vom Feld zur Reihenfolge

Die vier Felder sind eine grobe Einordnung. Innerhalb eines Feldes hilft eine einfache Rechnung weiter: Nutzen geteilt durch Aufwand. Je größer das Verhältnis, desto weiter oben steht die Aufgabe. So kommt geringer Aufwand bei hohem Nutzen vor mehr Aufwand bei gleichem Nutzen. Dieselbe Idee steckt in WSJF (Weighted Shortest Job First) aus der agilen Softwareentwicklung, dort geteilt durch die Größe einer Aufgabe.

Das Werkzeug unten zeigt das Verhältnis als Wert von 1 bis 10. Eine 10 heißt: größter Nutzen bei kleinstem Aufwand. Eine 1 ist das Gegenteil.

Einen Haken hat das reine Verhältnis: Eine kleine Aufgabe mit wenig Nutzen und wenig Aufwand erhält denselben Wert wie ein großes Projekt mit viel Nutzen und viel Aufwand. Deshalb können Sie wählen, was bei gleichem Verhältnis den Ausschlag gibt:

• beides gleich: Das Verhältnis entscheidet. Bei Gleichstand kommt der größere Nutzen zuerst.
• der Nutzen: Aufgaben mit mehr Nutzen rücken nach vorn, auch wenn sie mehr Mühe machen.
• der geringe Aufwand: Was schnell erledigt ist, rückt nach vorn.

Die Felder ändern sich dadurch nicht, nur die Reihenfolge in der Liste.

Am Ende entscheide ich

Die berechnete Reihenfolge ist ein Vorschlag. Am Ende darf ich nochmal nachjustieren: eine Aufgabe nach oben ziehen, weil ein Kunde darauf wartet, oder eine nach unten, weil gerade die Leute fehlen. Dann wird aus der automatischen eine manuelle Liste. Und wer das Feld „Kill“ gar nicht erst sehen will, blendet es aus.

Wann ich zum PICK-Chart greife

Ich setze die Methode flexibel ein. Nicht konsequent jede Woche am Montag oder so, sondern wenn mir die Aufgaben über den Kopf zu wachsen drohen. Dann bietet PICK mir eine Methode, um Abstand zu finden. Sie objektiviert, sie macht greifbar, sie macht mir klar, dass nicht alles auf einmal getan werden muss.

Je mehr ich belastet bin, desto eher greife ich zu der Methode. Wenn ich wenig auf dem Zettel habe, nutze ich sie nicht. Sie ist wie ein kleinerer Gang, den ich einlege, wenn ich einen Berg hinauffahren muss. Ich habe sie bei Bedarf zur Hand.

Das PICK-Chart zum Ausprobieren

Das Werkzeug startet mit Beispielaufgaben und zeigt sie gleich in der Matrix. Tragen Sie Ihre eigenen Aufgaben ein und schätzen Sie mit den beiden Reglern bei jeder Aufgabe Nutzen und Aufwand. Mit „Liste leeren“ fangen Sie bei null an.

Sobald Sie einen Regler bewegen, verschwindet die Matrix. Das ist Absicht: So schätzen Sie jede Aufgabe für sich ein, statt sie dorthin zu schieben, wo Sie sie gern hätten. Erst wenn alle Regler stehen, holen Sie die Matrix mit „Matrix anzeigen“ zurück und lassen sich vom Ergebnis überraschen. Dann ist auch die Liste neu sortiert.

Ein paar Hinweise zum Werkzeug:

• Ihre Aufgaben bleiben in Ihrem Browser gespeichert. Es wird nichts an uns übertragen.
• Kopieren übernimmt die sichtbare Liste in der angezeigten Reihenfolge in die Zwischenablage. „Als Liste“ ergibt eine Aufgabe pro Zeile. Fügen Sie das in Aufgabenverwaltungen wie Todoist, Things oder TickTick ein, wird meist aus jeder Zeile eine eigene Aufgabe. „Als Checkliste“ passt für Notion, Obsidian oder GitHub, „als Tabelle“ für Excel.
• CSV herunterladen speichert alle Aufgaben mit Nutzen und Aufwand (Werte von 1 bis 100). Die Datei lässt sich in Excel öffnen, bearbeiten und mit CSV laden wieder einlesen.

Ein allgemein akzeptiertes Format, mit dem sich Aufgaben in jede Aufgabenverwaltung übernehmen lassen, gibt es leider nicht. Eine Zeile pro Aufgabe und CSV verstehen aber die meisten.

Bauen Sie sich das Werkzeug selbst

Dieses Werkzeug können Sie sich selbst bauen. Es wird eine einfache HTML-Seite, die Sie auf Ihrem Computer per Doppelklick starten, wann immer Sie sie brauchen. Ohne Anmeldung, ohne Installation, und Ihre Aufgaben bleiben bei Ihnen.

1. Kopieren Sie den Prompt unten.
2. Fügen Sie ihn in einen KI-Assistenten wie ChatGPT, Claude oder Gemini ein.
3. Speichern Sie das Ergebnis als Datei pick-chart.html und öffnen Sie sie per Doppelklick im Browser.

Je nach Assistent sieht das Ergebnis etwas anders aus. Passt etwas nicht, sagen Sie es der KI einfach im nächsten Satz. Und Sie dürfen den Prompt vorher ändern: andere Namen für die Felder, eigene Beispielaufgaben, Ihre Farben. Das ist Vibe Coding im Kleinen. Was Laien mit KI selbst bauen können und wo sie Profis brauchen, zeigt der Artikel Vibe Coding ist ein Spektrum. Was wir selbst auf diese Weise gebaut haben, finden Sie in unserer App-Bibliothek.

Fazit

Prioritäten setzen wird leichter, wenn man nicht nach Wichtigkeit fragt, sondern nach Nutzen und Aufwand. Diese beiden Fragen kann man ehrlich beantworten, auch aus dem Bauch. Das PICK-Chart macht daraus vier Felder, die Rechnung Nutzen durch Aufwand eine Reihenfolge. Und weil die Einordnung herauskommt und nicht vorher feststeht, entdeckt man dabei manchmal, dass ein Lieblingsprojekt eigentlich ins Feld „Kill“ gehört.

Die Technik funktioniert auch im Team. Dann bewertet jedes Teammitglied jede Aufgabe für sich, und die Position in der Matrix ergibt sich aus dem Mittelwert. Dafür haben wir sogar eine App gebaut. Sie heißt interessanterweise Pitch and Pick.

Sie wollen mit Ihrem Team Prioritäten für die nächsten Monate setzen? In einem Workshop sammeln und bewerten wir die Vorhaben gemeinsam mit Ihnen. Oder Sie buchen direkt einen Termin für ein erstes Gespräch. Wie schnell sich ein solches Werkzeug selbst bauen lässt, zeigt der Artikel Einfacher Projektplan: Das geht ohne Excel noch einfacher.

Häufige Fragen

Was ist ein PICK-Chart?

Ein PICK-Chart ordnet Aufgaben oder Ideen nach Nutzen und Aufwand in vier Felder: Possible (wenig Nutzen, wenig Aufwand), Implement (viel Nutzen, wenig Aufwand), Challenge (viel Nutzen, viel Aufwand) und Kill (wenig Nutzen, viel Aufwand). Es stammt aus dem Lean- und Six-Sigma-Umfeld.

Was ist der Unterschied zwischen Nutzen-Aufwand-Matrix und Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix fragt nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, die Nutzen-Aufwand-Matrix nach dem Ertrag einer Aufgabe und der Mühe, die sie kostet. Nutzen und Aufwand lassen sich meist leichter einschätzen als Wichtigkeit. Außerdem setzt man die Aufgabe nicht selbst in ein Feld, das Feld ergibt sich aus den beiden Einschätzungen.

Warum reicht nicht einfach eine Liste, in der ich Aufgaben über ihre Position priorisiere?

Eine Liste zwingt dazu, alles auf einer Linie zu vergleichen. In jeder Entscheidung „Kommt A vor B?“ stecken dann Nutzen und Aufwand zugleich, vermischt zu einem Bauchgefühl, und bei zehn oder zwanzig Aufgaben verliert man den Überblick. Die Liste zeigt auch nicht, wie weit zwei Aufgaben auseinanderliegen und welche man besser ganz streicht. Mit dem PICK-Chart schätzt man zwei einfache Dinge getrennt ein, und die Reihenfolge ergibt sich daraus. Nachjustieren kann man sie danach immer noch von Hand.

Wie bringt man Aufgaben innerhalb eines Feldes in eine Reihenfolge?

Mit dem Verhältnis von Nutzen zu Aufwand: je größer, desto früher. Bei gleichem Verhältnis entscheidet, ob einem der größere Nutzen oder der kleinere Aufwand wichtiger ist.