Ordnerstruktur umstellen: So gelingt der Neustart

Eine neue Ordnerstruktur einzuführen heißt nicht, jede Datei umzusortieren. Sie entwerfen die neue Struktur gemeinsam von null an, legen sie leer an und bestimmen einen Stichtag. Ab dann wird nur noch in der neuen Struktur gearbeitet, die alte Ablage ist nur noch lesbar. Mitgenommen wird nur, was wirklich gebraucht wird. So werden Sie Altlasten los, ohne dass jemand aufräumen muss.

Wie Sie die neue Struktur selbst aufbauen, mit Aktenplan und Regeln, steht im Artikel Ordnerstruktur und Aktenplan für kleine Betriebe. Hier geht es um den Weg dorthin.

Was muss die neue Ablage können?

Bevor Sie umstellen, lohnt sich die Frage, wo die neue Ablage liegen soll. Dabei hilft ein Blick darauf, was eine digitale Ablage heute können sollte:

• Alle finden schnell, was sie suchen, und können sicher sein, die aktuelle Version vor sich zu haben.
• Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig an derselben Datei.
• Kommentare und Rückfragen stehen direkt im Dokument statt in E-Mails.
• Jede Änderung wird gespeichert. Man sieht, wer was geändert hat, und kann frühere Stände wiederherstellen.
• Die Dateien sind von überall erreichbar: im Büro, auf der Baustelle, beim Kunden.
• Die Suche findet auch Inhalte in PDF-Dateien.
• Statt Anhänge zu verschicken, teilt man einen Link. Alle arbeiten an derselben Datei, und es entstehen keine Kopien.
• Externe wie die Steuerberatung oder ein Kunde bekommen genau einen Ordner freigegeben, nicht die ganze Ablage.
• Die Berechtigungen sind einfach: Jeder sieht, was er für seine Arbeit braucht.
• Das Wissen bleibt im Betrieb, auch wenn jemand krank wird oder geht.
• KI-Assistenten finden die richtigen Dateien und greifen nur auf das zu, was für sie freigegeben ist.

Ein klassisches Laufwerk auf dem Server erfüllt davon nur einen Teil. Cloud-Speicher wie OneDrive, Dropbox oder Google Drive und SharePoint mit Teams können deutlich mehr.

Vorbereitung: Was vorher geklärt sein muss

Bevor es losgeht, klären Sie mit der Geschäftsführung und der IT:

• Wohin soll die Ablage? Bleibt sie auf dem Laufwerk, kommt sie in die Cloud, nach SharePoint und Teams oder in ein Dokumentenmanagementsystem?
• Welche Abläufe sollen digitalisiert oder automatisiert werden? Das beeinflusst, wie die Struktur aussehen muss.
• Wer macht mit, wer ist verantwortlich, und wie sieht der Zeitplan aus?

Schritt 1: Die neue Struktur neu entwerfen

Entwerfen Sie die neue Struktur gemeinsam mit mehreren Mitarbeitenden, und zwar von null an. Am besten geht das visuell auf einem Online-Whiteboard wie Miro oder Boardmix. Dort sehen alle denselben Entwurf und können Vorschläge direkt einbringen.

Erst danach schauen Sie in die alte Ablage, ob alles bedacht ist. Dieses „erst danach“ ist entscheidend: Wer mit dem Blick auf die alten Ordner anfängt, bleibt in den alten Denkmustern hängen und baut am Ende dieselbe Struktur nur etwas ordentlicher nach. Für den Abgleich hilft es, Screenshots der alten Ordner und Unterordner auf dasselbe Whiteboard zu legen.

Zum Entwurf gehört ein kleines Berechtigungskonzept: Wer darf welche Ordner sehen und ändern? Halten Sie es so einfach wie möglich. Schränken Sie den Zugriff nur dort ein, wo die Daten wirklich schützenswert sind, etwa bei Personalunterlagen, Finanzen oder Unterlagen der Geschäftsführung. Alles andere ist für alle zugänglich.

Früher hätte ich so ein Konzept in einer Excel-Tabelle erstellt. Heute würde ich mir dafür schnell eine kleine HTML-Anwendung schreiben, so wie im Artikel Einfacher Projektplan: Das geht ohne Excel noch einfacher beschrieben.

Sprechen Sie Entwurf und Berechtigungskonzept anschließend mit der IT ab. Lassen Sie die Berechtigungen auch von der IT einrichten. Das geht dort deutlich schneller, als wenn jeder es selbst einstellt.

Schritt 2: Den Entwurf allen zeigen und die neue Struktur anlegen

Ist die Struktur fertig entworfen, zeigen Sie sie noch einmal allen im Team. Meine Erfahrung: Die meisten sind sofort einverstanden, oft ohne sich den Entwurf wirklich angeschaut zu haben. Sie sind einfach froh, dass sich überhaupt jemand kümmert.

Danach wird nachjustiert, und Sie geben bekannt, welche Spielregeln gelten, etwa für die Dateinamen, ab wann die neue Struktur gilt und wie lange die Übergangszeit dauert.

Versichern Sie allen: Es wird nichts gelöscht. Die alte Ablage bleibt erhalten.

Dann wird die neue Struktur angelegt, und zwar leer. Ganze Ordner aus der alten Ablage hinüberzukopieren, sollten Sie unbedingt vermeiden. Genau darin liegt der Vorteil dieses Vorgehens: Niemand muss umfangreich aufräumen oder umsortieren, und die Altlasten bleiben einfach dort, wo sie sind.

Schritt 3: Der Stichtag

• Am Tag X wird die neue Struktur aktiviert, die alte ist nur noch lesbar (von der IT einstellen lassen).
• Ab dann gilt: Wer eine alte Datei braucht, holt sie sich in die neue Struktur und legt sie nach den neuen Regeln ab. So wandert nur mit, was wirklich gebraucht wird.
• Am Tag Y wird die alte Struktur ausgeblendet.
• Irgendwann wird das Alte professionell archiviert.

Das klingt nach wenig, reicht aber. Meine Erfahrung: Rund 80 Prozent der abgelegten Dokumente werden nie wieder gebraucht. Wenn ich das in Workshops sage, nicken die meisten Mitarbeitenden.

Danach: Jemand behält die Struktur im Blick

Legen Sie fest, wer für die Ordnerstruktur verantwortlich ist, und bestimmen Sie dazu eine Vertretung. Die beiden behalten die Struktur im Blick und suchen das Gespräch, wenn etwas aus dem Ruder läuft, etwa wenn wieder Ordner wie „Sonstiges“ entstehen. Sie sind auch die Ansprechpartner, wenn auf der ersten oder zweiten Ebene ein neuer Ordner gebraucht wird.

Was dabei schwierig ist

Ganz ohne Hürden geht es nicht:

• Die erste und zweite Ebene gemeinsam zu entwerfen kostet Zeit.
• Gewohnheiten sind hartnäckig. Manche arbeiten aus Zeitnot oder Bequemlichkeit lieber in der alten Ablage weiter.
• Für eine Weile gibt es eine Art Doppelablage, bis alles, was gebraucht wird, in der neuen Struktur liegt.
• Der Aufwand wird oft unterschätzt. Die Umstellung soll „nebenbei“ laufen, ohne festen Zeitplan.
• Eine einzelne Person bekommt den ganzen Auftrag und muss sich dann die Kritik aller anderen anhören.
• In Besprechungen setzen sich die Lauten durch, obwohl die Leisen oft mehr von Organisation verstehen.

Was Sie davon haben

• Niemand muss Zeit in langes Aufräumen stecken.
• Niemand muss sich sorgen, dass etwas gelöscht wird.
• Altlasten und Ballast werden Sie auf elegante Weise los.
• Sie starten neu, mit einer übersichtlichen Struktur.
• Mit der gemeinsamen Sprache ist die Grundlage für künftige Systeme gelegt, ob Cloud, SharePoint oder Dokumentenmanagementsystem.

Umzug nach SharePoint und Teams: gut vorbereiten

SharePoint sieht auf den ersten Blick aus wie die Ordner auf dem Laufwerk. Dahinter stecken aber viele Funktionen, die beeinflussen, wie Sie Ihre Ablage aufbauen:

• Die Suche findet auch Inhalte in Dokumenten.
• Versionen werden automatisch gespeichert.
• Dateien lassen sich mit Zusatzangaben versehen, sogenannten Metadaten, etwa Kunde oder Auftragsnummer. Danach kann man filtern, statt sich durch tiefe Ordnerbäume zu klicken.
• Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig an einer Datei.
• Abläufe lassen sich automatisieren.
• Berechtigungen werden eher für ein ganzes Team vergeben als für einzelne Ordner.

Deshalb lohnt es sich, von oben nach unten vorzugehen: Legen Sie zuerst fest, welche Teams und welche SharePoint-Websites es geben soll. Erst danach wird innerhalb der einzelnen Teams strukturiert. Ganz oben stehen dann nicht mehr Ihre nummerierten Hauptordner, sondern Teams und ihre Kanäle. Die Begriffe und Regeln aus Ihrem Aktenplan nehmen Sie trotzdem mit.

Viele Betriebe hatten bei der Einführung von Teams keine Zeit oder kein Wissen für diese Vorarbeit und stehen heute vor einem Durcheinander. Das lässt sich auch nachträglich ordnen. Sie können jederzeit neu anfangen, mit denselben Schritten wie oben.

Haben Sie Ihre Ablage auf dem Laufwerk schon sauber geordnet und wollen sie als Ganzes umziehen, dann tun Sie das häppchenweise, Bereich für Bereich. Wer alles auf einmal hochlädt, erlebt manchmal ein Durcheinander beim Hochladen.

Und ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) lohnt sich vor allem dann, wenn viele gleichartige Dokumente immer wieder dieselben Wege gehen: Eingangsrechnungen, die geprüft und freigegeben werden, Lieferscheine, Verträge mit Fristen. Ein DMS ordnet solche Dokumente über Merkmale wie Kunde, Auftragsnummer oder Datum zu, statt sie nur in Ordner zu legen, und archiviert sie so, dass sie sich nicht mehr verändern lassen. Das hilft auch, wenn Belege so aufbewahrt werden müssen, wie Finanzamt und Steuerberatung es verlangen.

Vielen kleinen Betrieben reichen dagegen eine gute Ordnerstruktur in der Cloud oder in SharePoint und die Belegablage ihrer Buchhaltungs- oder Handwerkersoftware.

Wofür Sie sich auch entscheiden: Aktenplan und gemeinsame Begriffe sind die beste Vorarbeit. Wer weiß, welche Dokumente es gibt und wie sie heißen, kann auch ein DMS schneller und sauberer einrichten.

Wann Begleitung von außen hilft

Häufig werde ich gerufen, wenn ein Betrieb die Umstellung schon allein versucht hat und gescheitert ist. Oder wenn einige Mitarbeitende schwer zu überzeugen sind. Manchmal aber auch, wenn alle wollen und nur nicht wissen, wie sie anfangen sollen.

Was ich mitbringe, ist zum einen viel Erfahrung mit solchen Umstellungen. Zum anderen hilft der neutrale Blick von außen: Als Externe kann ich moderieren, unbequeme Fragen stellen und dafür sorgen, dass nicht nur die Lauten zu Wort kommen, sondern auch die Leisen. Und ich bleibe dran, bis die einzelnen Schritte wirklich erledigt sind.

Mehr dazu unter Organisationsberatung. Oder Sie buchen direkt einen Termin für ein erstes Gespräch.

Häufige Fragen

Wie lange dauert eine Umstellung?

In kleineren Betrieben rechne ich mit etwa zwei Beratungstagen und zwei Tagen, an denen das Team selbständig arbeitet. Dann kann die Umstellung in ein bis zwei Monaten erledigt sein. In größeren Betrieben, in denen mehrere Abteilungen beteiligt sind, sind es eher fünf bis sechs Beratungstage, und es kann ein halbes Jahr dauern.

Was passiert mit unseren alten Dateien?

Nichts. Sie bleiben, wo sie sind, und werden nicht gelöscht. Ab dem Stichtag ist die alte Ablage nur noch lesbar, später wird sie ausgeblendet und archiviert. Vorher aufräumen oder umsortieren muss niemand.

Was tun, wenn jemand im alten System weiterarbeitet?

Genau deshalb wird die alte Ablage am Stichtag auf „nur lesen“ gestellt. Neue Dateien lassen sich dann nur noch in der neuen Struktur speichern. Wer trotzdem Umwege sucht, mit dem sprechen die Verantwortlichen für die Struktur.

Brauchen wir dafür die IT?

Ja, an drei Stellen: Die IT prüft den Entwurf und das Berechtigungskonzept, bevor die Struktur angelegt wird. Sie setzt die Berechtigungen um, denn das geht bei ihr deutlich schneller, als wenn jeder es selbst einstellt. Und sie stellt am Stichtag die alte Ablage auf „nur lesen“. Den Entwurf selbst erarbeiten Sie im Team.

Wir ziehen bald nach SharePoint um. Lohnt sich das jetzt noch?

Ja. Entwerfen Sie die neue Struktur jetzt, und legen Sie sie gleich in SharePoint an. Dann ist der Umzugstag zugleich der Stichtag, und Sie räumen nicht zweimal um.