Ordnerstruktur und Aktenplan: Vorlage für kleine Betriebe

Ein Aktenplan legt fest, wo im Betrieb welche Datei hingehört: bis zu 15 nummerierte Hauptordner, darunter klar benannte Unterordner und ein paar Regeln, an die sich alle halten. So findet jede und jeder im Team die Dateien wieder, ob sie auf dem Laufwerk, in der Cloud oder in Teams liegen. Denn die Struktur gehört dem Betrieb, nicht dem Speicherort. Wer sie einmal sauber erarbeitet, nimmt sie überallhin mit.

Was muss eine digitale Ablage heute können?

Früher reichte es, wenn alle Dateien auf einem gemeinsamen Laufwerk lagen. Heute soll eine digitale Ablage mehr können: Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig an einer Datei, Versionen werden automatisch gespeichert, die Dateien sind auch auf der Baustelle oder beim Kunden erreichbar, und KI-Assistenten sehen nur, was für sie freigegeben ist. Das leisten Cloud-Speicher wie OneDrive, Dropbox oder Google Drive und SharePoint mit Teams deutlich besser als ein klassisches Laufwerk.

Trotzdem lohnt sich die Arbeit an der Ordnerstruktur. Keine dieser Lösungen ordnet Ihre Dateien von selbst. Wer ohne Plan in die Cloud umzieht, hat das Durcheinander hinterher eben dort.

Warum sich eine klare Ordnerstruktur lohnt

Eine gute Ablagestruktur spart nicht nur Suchzeit. Sie wirkt an vielen Stellen im Betrieb.

Im Team

• Alle suchen weniger und wissen, welche Version gilt.
• Weniger Stress, weil sich alle auf die Ablage verlassen können.
• Neue Mitarbeitende, Aushilfen und Vertretungen finden sich zurecht, ohne erst nachzufragen.

Für KI und Automatisierung

• KI arbeitet besser, wenn Ordnung herrscht. Das gilt auch für KI, die auf dem eigenen Rechner läuft.
• Mit klaren Ordnern lässt sich genau festlegen, worauf eine KI zugreifen darf: auf diese Ordner und auf nichts sonst.
• Scanner, E-Mail-Regeln und automatische Abläufe können Dokumente selbst ablegen, weil es feste Ziele gibt.

Für Pflichten und Sicherheit

• Informationen gehen nicht verloren, weil alles zentral an einem bekannten Ort liegt.
• Ob Aufbewahrungsfrist, Auskunft nach Datenschutz oder Steuerprüfung: Die Unterlagen sind schnell gefunden.

Für die Zukunft des Betriebs

• Beim Aufräumen bleibt Ballast zurück, und Sie brauchen weniger Speicherplatz.
• Eine Übergabe an die Nachfolge wird leichter, wenn die Unterlagen geordnet sind.
• Das Team hat eine gemeinsame Sprache für seine Unterlagen. Damit geht auch der Umzug in die Cloud, nach SharePoint oder in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) schneller.

Bevor Sie Ordner anlegen: Wonach wollen Sie ordnen?

Bevor die ersten Ordner entstehen, klären Sie, was Ihre Ordnerstruktur abbilden soll. Möglich sind zum Beispiel:

• die Organisation oder die Abteilungen
• die Hierarchie
• die Kernprozesse, also die wichtigsten Abläufe im Betrieb
• Themen, die über Abteilungen und Abläufe hinweg gehen
• wie häufig auf etwas zugegriffen wird
• wer worauf zugreifen darf

Meist ist es eine Mischung. Wichtig ist, dass alle im Team dieselbe Logik verstehen.

Dazu kommen Fragen, die in vielen Betrieben nie geklärt wurden:

• Ordnen wir nach Kunden oder nach Projekten? Im Handwerk: nach Kunde, Auftrag oder Baustelle?
• Ab wann ist ein Kunde ein Kunde, und wann ist ein Projekt abgeschlossen?
• Wer ist für die Ordnerstruktur zuständig?
• Wer braucht welche Berechtigungen?
• Was kommt wann ins Archiv?

So erstellen Sie einen Aktenplan: höchstens 15 Hauptordner

Grundlage ist ein Überblick: Welche Themen und Aufgaben gibt es in Ihrem Betrieb, und welche Unterlagen entstehen dabei? Daraus bilden Sie die Hauptordner Ihres Aktenplans.

Auf der ersten Ebene sollten es höchstens 15 Ordner sein. So viele erfasst man mit einem Blick, ohne wirklich lesen zu müssen. Und auf dem Handy oder Tablet muss niemand lange scrollen.

Die Hauptordner bekommen zweistellige Nummern. Die Nummern legen fest, in welcher Reihenfolge die Ordner im Explorer oder im Finder erscheinen, und zeigen, wozu ein Ordner gehört. Wer den Kontenplan aus der Buchhaltung kennt, kennt auch das Prinzip. Bewährt hat sich diese Aufteilung:

• 01 bis 10: das Kerngeschäft, zum Beispiel Kunden, Projekte, Lieferanten und Dienstleister
• ab 11: unterstützende Bereiche wie Finanzen, Marketing, Personal und Geschäftsführung
• 20: Bilder, zum Beispiel als gemeinsame Bilddatenbank
• 30: Vorlagen

Ein Aktenplan könnte dann so aussehen:

• 01 Kunden
• 02 Projekte
• 03 Lieferanten
• 04 Dienstleister
• 11 Finanzen
• 12 Marketing
• 13 Personal
• 20 Bilder
• 30 Vorlagen

Das Kerngeschäft steht so immer oben. Die Nummern 05 bis 10 bleiben frei für weitere Bereiche, die später dazukommen. Kleine Betriebe kommen oft mit weniger Hauptordnern aus, die Aufteilung bleibt dieselbe.

Unterordner brauchen nicht immer eine Nummer. Unter „01 Kunden“ zum Beispiel trägt jeder Kundenordner einfach den Namen des Kunden, und die Ordner sortieren sich alphabetisch.

• 01 Kunden
  • Becker Bau
  • Hotel am See
  • Schulz Hausverwaltung

Wo die Reihenfolge wichtig ist, werden auch Unterordner nummeriert, wie im Kontenplan ohne Punkte und Kommas.

Einen Aktenplan, der für alle passt, gibt es nicht. Jeder Betrieb hat seine eigenen Themen, deshalb gibt es auch kein Richtig oder Falsch. Wie es in einer Tischlerei aussehen kann, zeigt das Beispiel weiter unten.

Die Nummern haben noch einen Vorteil: Sie bremsen den Wildwuchs. Wer nicht weiß, wohin mit einer Datei, legt schnell einen neuen Ordner an. In einer erkennbar geordneten Struktur passiert das seltener, man sucht eher den passenden Platz.

Wenn mehrere Personen mit den Ordnern arbeiten, denken Sie die Berechtigungen gleich mit und halten Sie sie so einfach wie möglich. Das wird umso wichtiger, wenn Sie später in die Cloud oder nach SharePoint umziehen.

Regeln für eine gute Ordnerstruktur

Jeder Aktenplan ist anders, aber einige Regeln gelten immer.

Was in die gemeinsame Ablage gehört

• Alle Fachthemen liegen in Fachordnern. Ordner mit dem Namen einer Person gibt es nicht.
• Private Ordner oder Laufwerke nur in Ausnahmefällen.
• Nichts auf dem Desktop oder unter „Eigene Dokumente“ speichern. Dort findet es außer Ihnen niemand.
• Das E-Mail-Postfach ist keine Dateiablage. Wichtige Anhänge gehören in den passenden Ordner.
• Jedes Dokument hat genau einen Ablageort. Doppelte Ablagen führen zu der Frage, welche Fassung gilt.
• Intern Links statt Dateien verschicken. So arbeiten alle an derselben Datei.

Aufbau

• Höchstens 15 Ordner auf der ersten Ebene.
• Höchstens sieben Ebenen. Windows begrenzt die Länge des Pfads, also aller Ordnernamen plus Dateiname, auf rund 260 Zeichen. Bei sieben Ebenen ist diese Grenze im Durchschnitt erreicht. Darüber lassen sich Dateien manchmal nicht mehr öffnen, ändern oder speichern.
• Höchstens zehn lose Dateien in einem Ordner.
• Kein Ordner für nur eine Datei.
• Masterordner für Projekte. Jedes neue Projekt bekommt dieselben Unterordner, kopiert aus einer Vorlage.
• Abkürzungen statt Umbauten. Wer einen Ordner sehr oft braucht, legt ihn sich in den Schnellzugriff im Explorer oder in die Favoriten im Finder. Die gemeinsame Struktur bleibt dabei unverändert.

Ordnernamen

• Kurz, aber aussagekräftig. Der Inhalt muss erkennbar sein. Kurze Namen lassen außerdem mehr Platz im Pfad für den Dateinamen.
• Keine Verlegenheitsnamen wie „Alt“, „Sonstiges“, „Diverses“, „Allgemein“, „Gemischtes“ oder „ungültig“. Sie verleiten dazu, Dateien schnell irgendwo abzulegen, und niemand findet sie wieder.
• Kein Unterordner heißt wie sein Oberordner. Der Pfad zeigt ohnehin, wo Sie sind.
• Nummern wie im Kontenplan, ohne Punkte oder Kommas. Kundenordner tragen keine Nummer, nur den Namen, und sortieren sich alphabetisch.

Weitere Regeln, etwa zu Sonderzeichen, Umlauten und zum Datum, gelten für Ordner und Dateien gleichermaßen. Sie stehen im Artikel Dateien richtig benennen.

Pflege und Archiv

• Neue Ordner auf der ersten und zweiten Ebene nur nach Rücksprache im Team. Sonst wächst die Struktur schnell ins Uferlose.
• Ein fester Weg für neue Ordner. Alle wissen, wen sie fragen, wenn ein neuer Ordner nötig ist.
• Beendete Projekte und Themen kommen ins Archiv. Jeder Bereich hat dafür seinen eigenen Archivordner.
• Kein Ordner kommt ohne Jahreszahl ins Archiv.
• Der Archivordner steht immer unten. Wo die Ordner nummeriert sind, heißt er „90 Archiv“, sonst „zz Archiv“.

Beispiel: Aktenplan für eine Tischlerei

So könnte der Aktenplan einer Tischlerei mit rund 20 Mitarbeitenden aussehen. Das Beispiel ist ein Muster, kein Kundenprojekt, und folgt den Regeln oben.

• 01 Kunden
• 02 Aufträge
• 03 Lieferanten
• 04 Dienstleister
• 05 Werkstatt
• 06 Montage
• 07 Kundendienst
• 08 Maschinen und Fuhrpark
• 09 Arbeitssicherheit
• 11 Finanzen
• 12 Marketing
• 13 Personal
• 14 Geschäftsführung
• 20 Bilder
• 30 Vorlagen

Jeder Auftrag bekommt denselben Ordner

Unter „02 Aufträge“ gibt es einen Ordner für jedes Jahr und darin einen Ordner für jeden Auftrag. Sein Name beginnt mit der Auftragsnummer, danach folgt der Kunde, zum Beispiel „2026042 Becker Küche“. Jeder Auftragsordner wird aus einem Masterordner kopiert und hat dieselben Unterordner, in der Reihenfolge des Ablaufs:

• 01 Anfrage
• 02 Angebot
• 03 Auftrag
• 04 Aufmaß
• 05 Zeichnungen
• 06 Material
• 07 Fertigung
• 08 Montage
• 09 Abnahme
• 10 Nachträge
• 11 Fotos

So finden alle schnell, was sie brauchen, ob im Büro, in der Werkstatt oder auf der Montage.

Dass die Aufträge hier einen eigenen Hauptordner haben und nicht unter den Kunden liegen, hat einen Grund: Jeder Auftrag hat eine eigene Nummer und läuft damit durch Büro, Werkstatt und Montage. Über diese Nummer finden ihn alle, auch ohne zu wissen, für welchen Kunden er ist.

Was in der Tischlerei außerdem hilft

• Eine Auftragsnummer für alles. Sie steht im Ordnernamen, auf Angebot, Zeichnung, Bestellung und Rechnung.
• Jedes Dokument hat genau einen Ablageort. Angebote liegen im Auftrag, Rechnungen unter „11 Finanzen“. Über die Auftragsnummer lassen sie sich trotzdem zuordnen.
• Fotos von der Baustelle gehören in den Auftrag. „20 Bilder“ ist für Marketing und Referenzen da.
• Personal, Finanzen und Geschäftsführung sind nur für Berechtigte zugänglich.
• Jeder Bereich hat sein eigenes Archiv. Abgeschlossene Jahre wandern dorthin, mit Jahreszahl im Namen, zum Beispiel unter „02 Aufträge“ in den Ordner „zz Archiv“.

Vorlage: Aktenplan und Ordnerstruktur zum Herunterladen

Damit Sie nicht bei null anfangen, gibt es den Aktenplan aus diesem Artikel als kostenlose Vorlage:

• Aktenplan als Excel-Vorlage: Ihr Aktenplan zum Ausfüllen mit Spalten für Inhalt, Zuständigkeit, Zugriff und Archiv, dazu das Beispiel der Tischlerei, der Masterordner für Aufträge und alle Regeln als Checkliste fürs Team.
• Ordnerstruktur zum Entpacken: die Hauptordner und der Masterordner für Aufträge als fertige Ordner. Entpacken, an Ihren Betrieb anpassen und in die gemeinsame Ablage kopieren.

Die Vorlage ersetzt nicht das Gespräch im Team. Sie ist ein Ausgangspunkt, den Sie gemeinsam anpassen.

Die neue Struktur einführen, ohne alles umzusortieren

Eine neue Struktur entwerfen Sie am besten gemeinsam mit mehreren Mitarbeitenden, und zwar von null an. Erst danach schauen Sie in die alte Ablage, ob alles bedacht ist.

Die alte Ablage müssen Sie nicht Datei für Datei umsortieren. Ab einem festen Tag gilt die neue Struktur, die alte ist nur noch lesbar. Mitgenommen wird nur, was wirklich gebraucht wird. So wird man Altlasten auf elegante Weise los, und niemand muss sich sorgen, dass etwas verloren geht.

Wie das Schritt für Schritt geht, steht im Artikel Ordnerstruktur umstellen: So gelingt der Neustart.

Wohin damit? Laufwerk, Cloud, Teams oder DMS

Ihr Aktenplan funktioniert überall. Was sich ändert, ist die Umgebung:

• Laufwerk auf dem Server: Für kleine Betriebe reicht das vorerst. Gleichzeitiges Bearbeiten, automatische Versionen und der Zugriff von unterwegs fehlen aber oder sind umständlich.
• OneDrive, Dropbox, Google Drive: Der Aktenplan bleibt gleich. Dazu kommen Versionen und der Zugriff von überall.
• SharePoint und Teams: Hier sieht die oberste Ebene anders aus, statt Hauptordnern gibt es Teams und Kanäle. Die Begriffe und Regeln aus Ihrem Aktenplan nehmen Sie trotzdem mit.
• Dokumentenmanagementsystem (DMS): Aktenplan und gemeinsame Begriffe sind die beste Vorarbeit.

Was beim Umzug nach SharePoint und Teams zu beachten ist und für wen sich ein DMS lohnt, lesen Sie im Artikel Ordnerstruktur umstellen.

Wie KI beim Aktenplan hilft

KI kann Begriffe für Ordner vorschlagen, einen vorhandenen Ordnerbaum bewerten und eine Liste erstellen, welcher alte Ordner wohin wandert. Achten Sie dabei auf den Datenschutz: Ordnernamen enthalten oft Namen von Kunden oder Mitarbeitenden. Ersetzen Sie diese vorher, oder nutzen Sie eine KI in Ihrem eigenen Microsoft 365 wie Copilot.

Häufige Fragen

Wie viele Hauptordner sind sinnvoll?

Höchstens 15. So viele erfasst man mit einem Blick, und auf dem Handy muss niemand lange scrollen.

Wie viele Ordnerebenen sind sinnvoll?

Höchstens sieben. Sonst wird der Pfad unter Windows zu lang, und Dateien lassen sich manchmal nicht mehr öffnen oder speichern.

Lohnt sich eine neue Ordnerstruktur noch, wenn wir bald zu SharePoint wechseln?

Ja. Der Aktenplan und die gemeinsamen Begriffe sind die Vorarbeit für jedes neue System. Die alten Dateien müssen Sie dafür nicht umsortieren.

Ordnen wir nach Kunden oder nach Projekten?

Das hängt von der Branche und der Arbeitsweise ab. Für die meisten Betriebe empfiehlt es sich, zuerst nach Kunden zu ordnen und darunter, wenn nötig, nach Projekten. Schauen Sie aber genau hin, wie in Ihrem Betrieb gearbeitet wird.

Unterstützung beim Aktenplan

Sie möchten Ihre Ablage neu ordnen und sich dabei begleiten lassen? Wir erarbeiten den Aktenplan gemeinsam mit Ihrem Team und helfen bei der Umsetzung. Mehr dazu unter Organisationsberatung. Oder Sie buchen direkt einen Termin für ein erstes Gespräch.