Ordnerstruktur mit KI entwickeln und aufräumen

KI hilft beim Ordnen der Ablage auf zwei Wegen: Sie entwirft eine neue Ordnerstruktur, wenn Sie ihr Ihren Betrieb beschreiben, und sie sortiert vorhandene Dateien in diese Struktur ein. Duplikate und Dokumente, die sie nicht zuordnen kann, legt sie dabei in eigene Ordner. Das Umsortieren empfehle ich aber nur für kleine, überschaubare Bereiche. Und es gibt einen zweiten Grund, sich jetzt um die Ordnerstruktur zu kümmern: KI-Assistenten arbeiten heute mit Ihren eigenen Dateien. Mit klaren Ordnern sagen Sie der KI, womit sie arbeiten soll und worauf sie zugreifen darf.

Wie Sie einen Aktenplan aufbauen, steht im Artikel Ordnerstruktur und Aktenplan für kleine Betriebe, samt Vorlage. Wie der Umstieg im Team gelingt, steht in Ordnerstruktur umstellen, und Regeln für Dateinamen finden Sie in Dateien richtig benennen. Hier geht es nur um die Rolle der KI.

Warum ist eine gute Ordnerstruktur heute wichtiger als früher?

Immer wieder höre ich, Ordner seien bürokratisch und schränkten unser Denken ein. Wir sollten doch viel mehr mit der Suchfunktion arbeiten. Das stimmt zur Hälfte. Bei den heutigen Datenmengen hilft die Suche oft schneller, als sich durch Ordner zu hangeln. In der Praxis sehe ich aber: Alle wollen noch Ordner. Ich kann das gut verstehen. Ordnung tut gut, und sie blendet aus, was einen sonst belasten würde. Ordner sind also nicht tot. Und mit KI bekommen sie neue Aufgaben dazu.

Ordner sagen der KI, womit sie arbeiten soll

Ein KI-Assistent wie Claude Cowork oder Codex arbeitet mit den Ordnern, die Sie ihm nennen. Mit einer klaren Struktur können Sie genau sagen: Nimm die Vorlagen aus diesem Ordner und die Angebote aus jenem. Liegt alles durcheinander, in mehreren Versionen und unter Namen wie „Scan 0034“, greift auch die KI daneben.

Ordner begrenzen, worauf die KI zugreift

Ordner sind seit jeher hilfreich, um in gemeinsamen Ablagen Berechtigungen zu vergeben. Bei KI gilt dasselbe: Sie geben ihr nur ausgewählte Ordner frei, nicht alles. So bleibt der Zugriff der KI klein. Microsoft 365 Copilot sieht übrigens alles, worauf die jeweilige Person Zugriff hat. Wo Berechtigungen zu großzügig vergeben sind, findet Copilot deshalb auch, was gar nicht für alle gedacht war.

Ordner halten Sie unabhängig von einem Werkzeug

In der KI-Szene gibt es den Spruch „Files over Tools“: Die Dateien sind wichtiger als das Werkzeug. Was in meinen eigenen Ordnern liegt, kann ich mit verschiedenen Werkzeugen bearbeiten. Ich kann Claude und Codex auf dieselben Ordner ansetzen.

Ein Beispiel: Wenn ich eine Website erstelle, liegen alle Daten in einem Ordner. Gebaut habe ich sie mit Claude. Bei der Suchmaschinenoptimierung lasse ich, wenn ich mit Claude nicht mehr weiterkomme, noch einmal Codex darüberschauen. Dabei kommen immer noch ein paar neue Ideen heraus.

Alle Dokumente in eine Plattform wie Microsoft 365 oder ein Dokumentenmanagementsystem hochzuladen, halte ich deshalb nicht mehr für selbstverständlich gut. Dann bin ich an die KI dieser Plattform gebunden, etwa an Copilot. Herrin meiner Daten zu bleiben und verschiedene Werkzeuge darauf anzusetzen, finde ich heute wieder sehr charmant. Auch dafür braucht es eine gute Ordnerstruktur.

Wie gut sortiert KI eine Ablage wirklich?

Darauf gebracht hat mich vor einigen Monaten eine Freundin. Sie erzählte mir nebenbei, dass sie ihre Ordnerstruktur mit Claude neu gemacht hat. Da ich mich beruflich mit dem Thema beschäftige, bin ich natürlich hellhörig geworden.

Ich habe es dann zuerst an Testordnern ausprobiert, sowohl mit Claude als auch mit Codex. Dazu habe ich die Ablage eines kleinen Kunsthandwerksbetriebs aus meiner Verwandtschaft kopiert, auf die ich Zugriff habe. Der Betrieb war damals zwei Jahre alt: Gründungsunterlagen, Rechnungen, Fotos, Marketingkonzepte, zusammen etwa 10 Gigabyte in rund 2.300 Dateien. Beiden Programmen habe ich auf meinem Rechner Zugriff auf diesen Testordner gegeben und sie die Ablage durchsehen und bewerten lassen. Dann haben sie eine neue Struktur entworfen und die Dateien einsortiert.

Nachdem das zweimal gut geklappt hatte, habe ich eine Kopie des echten Ordners gemacht und die KI auf den echten Ordner losgelassen. Ich war beeindruckt:

• Die neue Struktur war sehr gut, und die Dateien waren treffend zugeordnet.
• Die KI hat selbstständig einen Ordner „Posteingang“ angelegt, für Dokumente, die sie nicht zuordnen konnte.
• Sie hat außerdem einen Ordner „Duplikate“ angelegt, obwohl ich danach gar nicht gefragt hatte. Darin lagen tatsächlich nur exakte Doppelungen.

Ich habe das Ergebnis anhand der alten Struktur selbst überprüft. Es war top. Die Inhaberin hat viel Zeit gespart: Von Hand musste sie sich nur noch um den Posteingang und die Duplikate kümmern.

Im zweiten Schritt haben wir alle Eingangsrechnungen, gescannte wie digital erhaltene, von der KI umbenennen lassen, nach dem Schema „JJJJMMTT Kreditor“. Auch das hat sehr gut geklappt. Mehr zu solchen Regeln steht in Dateien richtig benennen.

Seitdem habe ich das mehrfach mit Kunden gemacht, auch für Ablagen, die doppelt und dreimal so groß waren. Dabei lasse ich die KI immer nur auf einen begrenzten Bereich schauen. Erst macht sie Verbesserungsvorschläge, dann sortiert sie diesen Bereich um.

Wie lasse ich die KI eine neue Ordnerstruktur entwerfen?

Fangen Sie nicht bei der alten Ablage an. Sie können der KI zwar Zugriff auf Ihre vorhandenen Dateien geben und sie um einen Vorschlag bitten. Dann bleiben Sie aber in Ihrer alten Arbeitsweise hängen, und die KI baut im Wesentlichen nach, was schon da ist.

Viel besser wird das Ergebnis, wenn Sie der KI Ihren Betrieb beschreiben: Größe, Branche, Abläufe, Produkte, Projekte, Zahl der Mitarbeitenden. Und alle, mit denen Sie zu tun haben, also Kunden, Lieferanten und Dienstleister. Eine Anweisung könnte so aussehen:

Wir sind eine Tischlerei mit 20 Mitarbeitenden. Wir fertigen Küchen und Möbel nach Maß und bauen sie beim Kunden ein. Jeder Auftrag hat eine Auftragsnummer und läuft von der Anfrage über Angebot, Aufmaß und Fertigung bis zur Montage und Rechnung. Wir arbeiten mit Privatkunden und Architekturbüros, kaufen bei mehreren Holzhändlern ein und haben Dienstleister für Steuer, IT und Fahrzeuge. Entwirf uns eine Ordnerstruktur für die gemeinsame Ablage, mit höchstens 15 Hauptordnern und so wenigen Ebenen wie möglich. Begründe kurz, warum du die Hauptordner so gewählt hast.

Das funktioniert für das ganze Unternehmen ebenso wie für eine einzelne Abteilung. Die KI liefert einen guten Entwurf, die Entscheidung bleibt bei Ihnen. Gefällt Ihnen der Entwurf, legt die KI die leere Ordnerstruktur auch gleich an. Das müssen Sie nicht mehr selbst machen.

Warum größere Organisationen die Struktur besser gemeinsam erarbeiten

In einem kleinen Betrieb kann der KI-Entwurf direkt die neue Struktur werden. Je mehr Menschen mit der Ablage arbeiten, desto wichtiger ist es, die Struktur gemeinsam zu erarbeiten, wie im Artikel Ordnerstruktur umstellen beschrieben. Dabei erfahren Sie viel darüber, wie die Einzelnen tatsächlich arbeiten. Und wer sich beteiligen konnte, nimmt die neue Struktur viel eher an, als wenn ihm ein fertiges KI-Ergebnis vorgesetzt wird.

Wann lohnt es sich, die alten Dateien von der KI umsortieren zu lassen?

Das Umsortieren lohnt sich, wenn der Bereich überschaubar ist und die alten Dateien noch gebraucht werden. Beim Kunsthandwerksbetrieb war das so: Die Ablage war jung, fast alles darin war noch wichtig, und es gab keinen Grund, etwas zurückzulassen.

In einem größeren Unternehmen mit mehreren Leuten ist die Ablage meist über Jahre gewachsen. Darin liegen hilfreiche Dateien, aber auch vieles, was inzwischen Müll ist. Lassen Sie die KI dort alles umsortieren, nehmen Sie den ganzen Müll mit in die neue Struktur. Den will man bei einer Umstellung aber gerade loswerden. Dann ist es besser, die alte Ablage stehen zu lassen und neu anzufangen, wie in Ordnerstruktur umstellen beschrieben.

So gehen Sie beim Umsortieren vor

1. Mit einer Kopie arbeiten. Lassen Sie die KI nie auf die Originale los. Probieren Sie es am besten zuerst an einem kleinen Testordner aus.
2. Nur den einen Ordner freigeben. Geben Sie der KI Zugriff auf genau diesen Bereich und auf nichts sonst.
3. Erst bewerten lassen, dann umsortieren. Lassen Sie sich zuerst Verbesserungsvorschläge machen und besprechen Sie diese, bevor die KI etwas verschiebt.
4. Ergebnis prüfen. Schauen Sie sich den Posteingang und die Duplikate selbst an und vergleichen Sie Stichproben mit der alten Struktur.

Worauf sollten Sie beim Datenschutz achten?

Ihre Ablage enthält Namen von Kunden und Mitarbeitenden, oft auch Verträge, Personalunterlagen oder Bankdaten. Auch wenn ein Werkzeug wie Claude Cowork oder Codex auf Ihrem Rechner läuft, wird der Inhalt der Dateien zur Verarbeitung an den Anbieter geschickt. Nutzen Sie deshalb ein Werkzeug, das in Ihrem Betrieb für solche Daten freigegeben ist, etwa Copilot im eigenen Microsoft 365, wenn Ihre Ablage ohnehin dort liegt. Und lassen Sie schützenswerte Ordner wie Personal oder Finanzen beim Umsortieren außen vor.

Häufige Fragen

Welches KI-Werkzeug eignet sich zum Aufräumen der Ablage?

Ich habe gute Erfahrungen mit Claude und Codex gemacht. Beide können auf Ihrem Rechner mit freigegebenen Ordnern arbeiten. Für eine Ablage im eigenen Microsoft 365 kommt Microsoft 365 Copilot infrage.

Kann die KI meine Dateien beschädigen oder löschen?

Sie verschiebt und benennt Dateien so, wie Sie es ihr sagen. Fehler sind möglich. Arbeiten Sie deshalb immer mit einer Kopie und prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie die neue Struktur übernehmen.

Lohnt sich das auch für eine große, alte Ablage?

Für den Entwurf einer neuen Struktur ja. Das Umsortieren der alten Dateien empfehle ich dort nicht, weil sonst der ganze Ballast mitwandert.

Muss ich meine Ordner aufräumen, bevor wir Copilot einführen?

Es lohnt sich. Copilot findet alles, worauf jemand Zugriff hat. Eine klare Struktur mit einfachen Berechtigungen sorgt dafür, dass die Antworten passen und nichts auftaucht, was nicht für alle gedacht ist.

Unterstützung beim Aufräumen mit KI

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